Repérer les étapes de comptabilisation dans le schéma fonctionnel des achats.
Ventilation comptable fournisseur / article (Option 907/899)
La ventilation comptable des achats d’un article s’articule aussi autour de la notion de code géo compta. Chaque fournisseur est paramétré avec un code géo compta spécifique.
Le paramétrage du code géo compta se réalise dans le programme de maintenance des fournisseurs, accessible par l’option 899 où la zone d’enregistrement « TVA » permet d’associer le fournisseur au compte comptable achat de la fiche article.
Ce même code géo compta est enregistré dans l’onglet « comptabilité » dans la maintenance des articles. Le tableau liste l’ensemble des correspondances type de vente (code géo compta) et comptes comptables.
Ce tableau indique aussi en partie droite le compte et la ventilation analytique pour les enregistrements des écarts entre pro formas et factures fournisseurs.
Les paramètres de comptabilisation des achats (Option 691)
La comptabilisation automatique des factures fournisseurs repose sur le programme de comptabilisation des achats. Ce programme liste l’ensemble des types de facturation fournisseur réalisable à partir du module de commande fournisseur (consigne, déconsigne, TVA ….)
Pour chacune des lignes, le programme recense les configurations de ventilation comptables en fonction du type de prestation du fournisseur et du couple TVA fournisseur et TVA article (compte de contrepartie, compte de TVA, journal, nature de l’écriture et code taxe).
Comptabilisation des factures fournisseurs (Option 2016)
La comptabilisation des achats intervient au terme du processus de commande et de réception fournisseur.
Le programme de comptabilisation des factures fournisseurs est un programme permettant de transformer une pro forma issue de la réception des commandes en pièce comptable. Il intègre aussi des options permettant de régulariser les écarts entre pro formas et factures définitives des fournisseurs.
Comment comptabiliser une pro forma fournisseur ?
Renseignez le code du fournisseur dans la zone « Fournisseur fact ». Un double clic dans cette zone permet aussi d’afficher la liste des fournisseurs.
Cliquez sur le bouton pour afficher la liste des pro formas en attente de comptabilisation ou de réconciliation.
La case à cocher « en attente de compta » permet de visualiser que les pro formas non traitées à ce jour.
Apparaissent alors dans le tableau toutes les pro formas qui ne sont pas comptabilisées et/ou celles qui le sont mais sur lesquelles persistent des écarts non justifiés entre le montant de la facture papier (réconciliation partielle) et le montant TTC de la pro forma.
Pour générer une pièce pour une ou plusieurs factures pro forma.
Sélectionnez-la ou les pro formas à prendre en compte dans la pièce en cochant une ou plusieurs cases « sélection » situées à droite des lignes de pro forma.
Si vous sélectionnez plusieurs factures, indiquez en cochant la case « Fact pcpale » quelle est la pro forma principale du lot de pro formas sélectionnées
Cliquez sur le bouton « Générer pièce » pour ouvrir la boite de dialogue de création de la pièce comptable.
Renseignez les zones obligatoires (n° facture, date facture fournisseur, TTC facture fournisseur, date écriture comptable). Puis cliquez sur le bouton « OK ».
Une fois la pro forma validée le système ouvre l’écran de visualisation et maintenance de la pièce avant comptabilisation.
Pour modifier les conditions de règlement de la facture fournisseur, cliquez sur le bouton « Régénérer échéancier ».
Cliquez sur le bouton Comptabiliser pour enregistrer la pièce comptable.
Le système confirme alors le succès de la comptabilisation.