Paramétrage Fiche Client
Avant tout, il faut effectuer le paramétrage des clients pour lesquels on souhaite utiliser la fonctionnalité d’envoi de flux de mail, notamment avoir une adresse mail valide paramétrée dans la fiche client (Option 901), onglet Contacts.
En fonction des clients pour qui nous voulons envoyer des flux de mail, nous avons la possibilité de paramétrer plusieurs adresses mails de contact pour un même client. On peut choisir les fonctions 50 et 51.
Principe de fonctionnement de l’envois de mail
Ce module permet d’expédier par mail les documents suivant les 4 onglets ci-dessous, à savoir :
- Envoi des Relevés de factures client.
- Envoi des Factures et Avoirs divers.
- Envoi des Factures de Marchandises.
- Envoi des lettres de relance
Chaque onglet dispose de filtres d’interrogation: code client (ou tiers) , date début et fin de période (relevé, facture, échéance facture)
Rafraichir déclenche l’affichage des documents.
- Case à cocher “Envoyés :le système affiche les pièces qui ont déjà fait l’objet d’un envoi de mail réussi.
- Case à cocher “Non envoyés”: le système affiche les pièces qui n’ont jamais fait l’objet d’un envoi de mail (aucune demande n’a été générée ou l’envoi n’a pu être réalisé).
- Case à cocher “En attente”: le système affiche les pièces pour lesquelles une demande de mail a été faite mais pas encore traité
- Case à cocher “En cours d’envoi”: le système affiche les pièces pour lesquelles une demande de mail est en cours de traitement
- Case à cocher “En erreur”: le système affiche les pièces pour lesquelles il y a eu une tentative d’envoi sans succès.
Par défaut le système affiche les mails non envoyés et en erreur.
Il est possible de définir les clients abonnés ou non au flux des envois de mail. Cette fonctionnalité peut être exploité dans la mise en œuvre d’envois des factures marchandises et / ou BL par traitement automatique.
Remarque: le paramétrage de l’abonnement n’est pas suffisant, il est nécessaire d’activer par dépôt et par type de document le traitement automatique. Ce paramétrage se réalise via les paramètres dépôt (option 69), type 118 numéro 188.
Pour chaque type de document:
- zéro ou nul, aucun envois aucun envois par le flux de mail automatique
- code 1, envois automatique activé
Procédure d’exploitation relevé de facture
Le traitement des relevés implique les étapes suivantes:
- Générer les relevés de facture, les factures et avoirs divers ou les factures de marchandises (procédure inchangée)
- Envoyer les relevés de facture, les factures et avoirs divers ou les factures de marchandises par mail pour les clients qui possèdent une adresse mail valide (Option 1311)
- Imprimer les relevés de facture, les factures et avoirs divers ou les factures de marchandises en mode « Edition » qui n’ont pas pu être envoyés par mail (procédure inchangée)
RECOMMANDATION :Les opérations doivent être exécutées dans l’ordre. En effet, lors de l’envoi par mail, le système marque le relevé de facture comme « imprimé ». Donc il ne sortira plus lorsque l’on demandera « l’Edition » des relevés.
Pour afficher des données, il faut obligatoirement la présence d’au moins un filtre parmi les 2 filtres :
- Client (code ou nom)
- Voir les relevés du …
Il est également possible de filtrer par type de relevé (décade, quinzaine, mensuel), ou catégorie de paiement
Et d’en choisir le tri
Procédure d’envoi des relevés
Etape 1 Après avoir générer les relevés de factures (option 179), lancez l’option 1311 et saisissez la date des relevés que vous souhaitez envoyer par mail (ici le 31-05-2016)
Le système affiche tous les relevés de facture correspondant aux dates.
Etape 2 Cocher manuellement toutes les lignes que vous souhaitez envoyer par mail
Ou si vous appuyez sur le bouton “tout cocher”, le système parcourt tous les relevés et ne sélectionne que les relevés qui comportent un destinataire mail valide.
Etape 3 Appuyer sur le bouton “Expédier par mail”
Le système compte les lignes et vous demande de confirmer le traitement :
Impression des relevés (option 193)
L’envoi d’un relevé de facture par mail sous-entend que ce relevé ne devra pas être imprimé par l’option « d’impression des relevés de factures ». Par conséquent après avoir envoyé les relevés par mail, il suffit d’éditer les relevés pour les clients sans adresse mail.
Mais dans certains cas il peut être nécessaire de « ré imprimer » un lot de relevés, il faudra choisir le code en fonction de l’édition souhaitée :
10 = Fonctionnement inchangé : le système imprime tous les relevés qui n’ont pas encore été imprimés, puis marque ces mêmes relevés à « imprimé ».
15 = le système imprime tous les relevés qui ont déjà été imprimés et n’ont pas été envoyés par mail.
16 = le système imprime tous les relevés qui ont déjà été envoyés par mail.
17 = le système imprime tous les relevés quel que soit le flux de départ (par mail ou par impression normale)
Procédure d’exploitation des factures et avoirs divers
Pour effectuer une requête, il faut obligatoirement la présence d’au moins un filtre parmi les 3 filtres :
- Client
- Tiers
- Voir les factures datées du …
Le module de « factures diverses » permet de gérer plusieurs catégories. Le module d’envoi de mails prend en charge toutes les catégories. Chaque catégorie est traitée de manière séparée.
Le choix type de tiers client ou fournisseur permet de choisir si on souhaite filtrer sur les documents adressés au client ou si le destinataire est un tiers de type fournisseur, le mail utilisé est celui de la fiche fournisseur. Si l’utilisateur souhaite que toutes les factures s’affichent sans distinction « Tiers client / Tiers Fournisseur », alors il faut que le filtre « Tiers Facturé » soit laissé vide.
Les choix tiers facturé et client. Permet de demander au système de n’afficher que les factures et avoirs divers d’un seul tiers (fournisseur) ou client.
Et d’en choisir le tri
Procédure d’envoi des factures
Etape 1 Après avoir lancé l’option 1311 et être allé dans l’Onglet « Facture et Avoirs divers », choisissez la catégorie de Facture/Avoir Divers que vous souhaitez traiter
Puis saisir la date des factures/avoirs que vous souhaitez envoyer par Mail (ici du 01-09 au 30-09)
Le système affiche toutes les factures et tous les avoirs de la catégorie paramétrée correspondant aux dates.
Etape 2 Cocher manuellement toutes les lignes que vous souhaitez envoyer par mail
Ou si vous appuyez sur le bouton 
, le système parcourt tous les factures et/ou avoirs et ne sélectionne que les pièces qui ont un destinataire mail valide.
Etape 3 Appuyer sur le bouton expédier par mail.
Le système compte les lignes et vous demande de confirmer le traitement :
Impression des factures et avoirs divers (option 480)
L’envoi d’un avoir ou d’une facture diverse par mail sous-entend que cet élément ne devra pas être imprimé par l’option « Impression des facture / avoirs divers ». Par conséquent après avoir envoyé les factures ou avoir divers, il suffit de les éditer pour les clients sans adresse mail.
Mais dans certains cas il peut être nécessaire de « ré imprimer » un lot de factures ou avoir, il faudra choisir le code en fonction de l’édition souhaitée :
10 = Fonctionnement inchangé : le système imprime tous documents qui n’ont pas encore été imprimés, puis marque ces mêmes éléments à « imprimé ».
15 = le système imprime tous les documents qui ont déjà été imprimés et n’ont pas été envoyés par mail.
16 = le système imprime tous les documents qui ont été envoyés par mail.
17 = le système imprime tous les documents quel que soit le flux de départ (par mail ou par impression normale)
25 = le système imprime tous les documents qui ont été comptabilisés et n’ont pas été envoyés par mail.
26 = le système imprime tous les documents qui ont été comptabilisés et ont été envoyés par mail.
27 = le système imprime tous les documents qui ont été comptabilisés quel que soit le flux de départ (par mail ou par impression normale)
Procédure d’exploitation des factures de marchandises
Pour effectuer une requête, il faut obligatoirement la présence d’au moins un filtre parmi les 2 filtres :
- Client
- Voir les factures datées du …
Le filtre de date permet de cibler les factures que l’on souhaite envoyer par mail. Ce filtre s’applique à la « Date de la facture ».
Remarque : S’il n’y a ni code tiers, ni code client dans le filtre, alors l’amplitude des dates maximale est de 2 mois.
Et d’en choisir le tri d’affichage
Procédure d’envoi des factures marchandises
Etape 1 Après avoir lancé l’option 1311 et être allé dans l’Onglet « Facture de Marchandises », choisissez le client pour lequel vous désirez envoyer les factures ou la date des factures (ici du 01-09-2016 au 30-09-2016).
Le système affiche toutes les factures en fonctions des critères choisis précédemment.
Etape 2 On choisit le type de factures que l’on envoie. Par défaut c’est la facture d’origine envoyée mais on peut si on le souhaite envoyer un duplicata en cochant l’option 
Etape 3 Cocher manuellement toutes les lignes que vous souhaitez envoyer par MAIL, ou bien appuyez sur le bouton
ATTENTION :
Si vous avez appuyé sur le bouton « tout cocher », le système parcourt toutes les factures et sélectionne uniquement les éléments qui comportent un destinataire mail valide ET les factures qui ont été comptabilisées.
Etape 4 Appuyer sur le bouton 
Le système compte les lignes et vous demande de confirmer le traitement :
Procédure d’exploitation des relances
Le traitement du module relance reste inchangé, il est nécessaire de réaliser au préalable le traitement relance par l’option de génération 897. Ce traitement permet d’interroger l’état des dépassements d’encours et situation de compte client en gestion de portefeuille et d’associer les lignes de comptes à un niveau (lettre) de relance.
Le système de relance est basé sur l’échéance du document et le reste à lettrer (ou reste à imputer) du document en portefeuille client. L’incrémentation du niveau de relance est automatique à chaque génération tant que le document n’est pas lettré dans le compte client.
Une fois la génération réalisée et validée (sauvegardée dans une table temporaire), le système est en mesure d’intégrer le détail des comptes dans un courrier standard préalablement défini dans l’option 101 du menu.
L’onglet relance récupère le résultat détaillé de cette génération (soit une ligne par document identifié en dépassement d’échéance sur le compte et associé à un niveau de relance.
Le système génère un message par client relancé, mais autant de lettre de relance en pièce jointe que de niveaux associés à l’état de son compte.
L’abonnement
La notion d’abonnement permet de valider qu’un client est bien d’accord pour recevoir ses relevés de facture ou autre document par mail d’une façon permanente. Les relevés de ce client apparaissent alors en vert dans la liste.
L’utilisateur pourra décider de rendre inactif un abonnement. Dans ce cas, le système conserve l’adresse mail du destinataire, mais le fait de « désactiver » l’abonnement permettra de visualiser dans la liste des relevés que pour ce client, on ne souhaite plus un envoi systématique (les relevés apparaissent en rouge).
“Abonner”: permet de déclencher l’abonnement d’un client au flux
“Désab”: permet de rendre inactif un abonnement qui existe déjà.
“Abonner tous les clients valides” permet de déclencher un traitement général sur tous les clients affichés. Le système va abonner tous les clients qui ne le sont pas au flux sauf cas d’adresse mail invalide.
Détail des demandes d’envoi de mail
Ce bloc présente l’historique des demandes de mail d’un document.
On a vu plus haut que l’utilisateur peut effectuer plusieurs demandes d’envoi de mail pour un même document avec :
- la date système lorsque l’utilisateur a créé la demande de flux.
- le traitement de la demande (en cours, en erreur ou traité)
- la date de l’envoi ou de la tentative d’envoi (Si la demande d’envoi est en erreur alors il s’agit de la date de l’erreur)
- le destinataire qu’il a utilisé pour envoyer ce mail.
Messages d’erreur
Voici les différents cas de messages que l’utilisateur peut obtenir :
– Message explicite
– Ce message indique qu’un envoi de mail est déjà en cours pour ce document. Il n’est pas possible de redemander un autre envoi pour ce document. L’utilisateur doit attendre que le traitement de la file d’attende des envois de message soit effectué.
– Ce message indique à l’utilisateur que la dernière tentative d’envoi de ce document à échoué et le système demande à l’utilisateur s’il souhaite renvoyer ce document.
– Ce message indique qu’un envoi de mail a déjà été réalisé avec succès. L’utilisateur peut demander un nouvel envoi.
L’appui sur ce bouton déclenche un traitement global sur tous les documents qui sont affichés à l’écran.
A chaque fois qu’il rencontre une situation « anormale » le système affiche un message décrivant la situation et propose de « continuer » ou de « s’arrêter ».
Si l’utilisateur choisit « Arrêter » alors le système termine son traitement en masse sur les lignes de l’écran.