Traitements Commandes Clients

Plusieurs options permettent de consulter les commandes clients dans Serca initial:

• 111 Consultation des commandes en cours
• 112 Consultation des commandes
• 110 Consultation des commandes sur clients bloqués
• 861 Consultation des lignes de commandes
• 1172 Consultation des lignes d’avoirs
• 1850 Consultation des “logs” sur commande
• 1304 Edition des commandes manquantes
• 1892 Statistiques activité prise de commande

Consultation des commandes en cours (111)

Le programme de consultation des commandes encours permet d’interroger le contenu et l’état de traitement (facturé ou non) des commandes d’un client pour une ou plusieurs date de livraison.

Les critères d’interrogation de la base de données sont le code du client et la date de livraison (facultatifs au choix soit tous les clients d’une date de livraison soit toutes les livraisons d’un client) ainsi qu’un ordre de tri sur la date de livraison ou le numéro de commande.

Le programme comporte 3 parties distinctes:

• La zone de requête pour le choix du client ou de la date de livraison
• L’en-tête de commande avec l’information client, dépôt logistique, numéro de commande, code tournée, code livreur, date de livraison, utilisateur à l’origine de l’enregistrement, l’état facturé ou non et dans le cas de plusieurs factures l’accès à une liste.
• Les lignes de commandes associées à la ligne sélectionnée dans le tableau d’en-tête de commande.

Ce programme n’est pas un programme de maintenance ou de mise à jour des commandes c’est un programme de consultation qui permet d’identifier pour un ou plusieurs clients le contenu de la commande et sont état de traitement (facturé ou non facturé). Dans la mesure ou la facturation intervient dans Serca Initial au termes de la préparation marchandises ce programme est un indicateur de l’état de traitement d’une commande.

consultation des commandes (112)

La Consultation des commandes est un programme d’interrogation des commandes non facturées dans le système.

Plusieurs critères d’interrogation permet de filtrer le résultat en en-tête de programme

• Le code client début (dans le cas d’une recherche par client le système ordonnera les commandes à partir de ce code).
  Le bouton client permet d’accéder à une boite de dialogue de recherche client multicritères et à la sélection depuis la liste des résultats de l’interrogation (ou liste de valeur).

• La date de livraison début ou strictement égale à la date renseignée

• Le code tournée de livraison associé au commande

• le code utilisateur à l’origine de l’enregistrement de la commande

• L’origine de la commande : Plusieurs cases à cocher permettent d’afficher ou non les commandes selon leur origine (CRM= commande mobile, Espace client= commande internet, Autres= Commande EDI, interdépôt/filiales= commande partenaire société ou partenaire groupe, back office= commande issue de l’option 890). Un code couleur spécifique permet d’identifier l’origine dans le cas d’une interrogation sans filtre d’origine spécifique.

• le type de commande: toutes les commandes en cours ou de manières spécifiques les commandes issue d’une organisation de cross docking (ou livraison ventes d’une dépôt secondaire déléguée en préparation sur un dépôt principal), ou les commandes non affectée à la préparation logistique de type devis ou précommande ou commande séquencées.

• Le tri d’ordonnancement des commandes par date de livraison et code client, par client et date de livraison, par utilisateur et numéro de commande ou par date de livraison numéro de commande et utilisateur.

L’onglet Commandes

Affiche l’en-tête de commande avec

• le dépôt commercial (correspondant au filtre d’interrogation en en-tête),
• le dépôt logistique (dans le cas d’une préparation marchandises déportée).
• le code et nom du client
• le code et nom du représentant.
• le numéro de commande (code couleur rose indiquant la présence d’un commentaire d’en-tête de commande)
• l’état de commande (état de traitement des commandes en cours ou non de préparation)
• les codes tournées et livreurs
• la date de livraison
• l’utilisateur à l’origine de la commande
• la date et l’heure d’enregistrement dans le système
• le poids total de la commande.

Le pied de page affiche

• le nombre de clients distincts de l’affichage à l’écran
• le nombre de commandes
• le poids total des commandes affichées
• le libellé enseigne du client sélectionné.

Accéder à au détail de commande pour modification

Editer le bon de commande

Onglet détail commande

L’onglet détail permet de consulter le contenu de la commande sélectionnée.

• Numéro de ligne de commande (ou ordre de saisie)
• Code article
• Libellé 1 article
• Type de facturation (Palette, Emballage, Col)
• Indicateur de rupture
• Quantité commandée à l’emballage
• Quantité commandée au col
• tarif net remisé sur facture droits compris
• Montant consigne
• Montant déconsigne
• Code entrepôt (emplacement picking préparation)
• Bordereau de chargement (zone de stockage des produits)
• Conditionnement emballage (nombre de col par emballage)
• Famille article
• Poids de la ligne

L’en-tête dispose d’une barre de navigation permettant de passer au détail de la commande précédente ou suivante sans passer par l’onglet “commande”.

Un radio bouton permet de filtrer l’affichage sur les lignes dites “préparables” ou nécessitant un traitement logistique et exclu les commentaires, facturation financière et ligne d’avoir.

Consultation des commandes sur clients bloqués (110)

Le principe de “blocage” dans Serca initial permet d’interdire la saisie de commande sur un client en litige (dépassement d’encours, dépassement de délai de paiement, saisie d’impayé….). Le traitement des commande en mobilité peut être désynchronisé par rapport au paramétrage back office et conduire à des situation paradoxale avec l’existence d’une commande en base pour un client bloqué.

Ce cas de figure peut apparaitre lorsque le représentant saisi une commande pour un client avant de récupérer sur sa base de données embarquées l’information de blocage initiée par l’administration des vente en back office.

Dans ce cas de figure, le système va bloquer les lignes de commande à l’intégration de cette dernière dans la base de données entreprise après synchronisation et envois depuis la base de données représentant.

Dans ce cas de figure la commande ne peut être préparée et n’est pas envoyé sur les bordereaux de chargement, il conviendra de débloquer les lignes de commandes pour finaliser la livraison et la facturation.

Plusieurs options permettent d’identifier ce cas de figure dont La consultation des commandes sur clients bloqués (110)

Le programme affiche un tableau d’en-tête des clients bloqués et des représentants associés ainsi qu’un tableau de détail des commandes concernés avec numéro de commande, tournée , livreur et date de livraison

A noter que cet indicateur de blocage est aussi visible dans le programme d’optimisation de tournée (1813)

L’option 890 de saisie de commande rappelle elle aussi lors de l’interrogation la situation de blocage du client et du blocage de la commande. Un bouton de déblocage de la commande est disponible en en-tête de commande

Consultation des lignes de commandes (861)

L’option 861 est un programme de consultation des lignes de commandes permettant d’effectuer un contrôle avant facturation.

Pour une date de livraison données, le programme affiche les lignes de commande non facturées par ordre de de client croissant.

• le client concerné (code et nom client)
• le numéro de commande
• le numéro de ligne de commande
• le code article et libellé article
• le code action associé à la ligne
• la quantité commandée emballage
• la quantité commandée en col
• le prix au tarif général
• le prix au tarif du client
• le prix net calculé
• le prix net saisi
• le prix de revient
• l’indicateur de rupture.

Des codes couleurs et filtres permettent de signaler les cas particulier de facturation:

• vente à perte : (tarif appliqué inférieur au prix de revient)
• Remonté au tarif général
• Application d’un tarif foire
• Prix net saisi différent du prix net calculé sur la base de la configuration client.

Consultation des lignes d’avoir en commande (1172)

L’option 1172 permet de consulter l’ensemble des lignes de commandes de types avoir, c’est à dire

• avoir avec réintégration en stock (9)
• avoir financier (16)

Ainsi pour chaque client, le programme affiche le code et libellé du client (bas de pages), le numéro de commande, la date de livraison, le numéro de ligne de saisie, le code et libellé article, la quantité emballage, la quantité cols, le code action et libellé action, le montant saisie unitaire, le montant ligne, le numéro de promo local ou national.

l’option permet de lister d’autre type de ligne de commande

• les lignes de ventes et gratuités
• les lignes de promotion
• les lignes de consigne et déconsigne
• les lignes de gratuités seules

Remarque: pas de critère de date car le programme interroge les lignes de commandes qui ne s’affiche plus une fois facturées.

Consultation des logs sur commande client (1850)

L’option 1850 est un programme permettant de consulter le détail des traitements réalisés sur les commandes clients.

La traçabilité des commandes est temporaire et les lignes de traitements sur les commandes ne sont visibles que sur une antériorité de 3 mois.

La traçabilité des commandes permet d’identifier les étapes de traitement sur les commandes, chacune d’elle déclenche une ligne d’enregistrement. Par exemple:

• L’enregistrement (ou la suppression) de la ligne de commande avec utilisateur, programme date et heure.

• La modification de l’affectation tournée

• La validation des quantités préparées (validation bordereau de chargement)

• Le calcul des factures

Edition de la liste des commandes manquantes (1304)

Cette édition permet d’identifier les clients prévus en livraison selon les paramètres des fiches (901, onglet logistique) et pour lesquels aucune commande n’est enregistrée dans le système au moment de l’édition.

Par représentant et grande famille client, l’édition indique la tournée de livraison concernées, le jour de livraison du client, le jour de visite du représentant, le code et le nom, la régularité du client sur le jour de livraison la ville, le numéro de téléphone, le code blocage et la date de livraison si commande encours.

Option de contrôle très utile pour l’administration des ventes et la logistique pour contrôler l’avancement et l’organisation des préparations de tournées.

Statistiques activité prise de commande (1892)

L’option 1892 est une édition récapitulative des nombres de commandes par utilisateur par période et canaux d’enregistrement dans le système:

• Back office Serca Inital: télévente, saisie de commande 890
• BeVrep: Commande mobile Serca Commerce
• Et_c: Commande site internet marchand