Le “blocage client” est un processus permettant d’interdire la saisie de commande pour un client en situation de litige avec l’entrepôt (dépassement d’encours, dépassement d’échéance, saisie d’impayé….).
Paramétrage
La configuration (ou seuil de blocage) se réalise à plusieurs niveaux :
- Le contrôle du dépassement d’échéance (code de blocage 2) repose sur le paramétrage des conditions de paiement du client (option 901 – fiche client- onglet règlement).
Le champ « délai » accorde éventuellement un délai supplémentaire de dépassement. Même s’il est possible de déterminer un délai standard pour l’ensemble des clients d’un dépôt (via le paramètre dépôt (option 69) type 1000, num 2), c’est toujours le paramétrage individuel client qui supplantera le paramétrage dépôt.
- Le contrôle du dépassement d’encours (code de blocage 9) repose sur le champ encours. Ce champ peut d’ailleurs s’alimenter automatiquement via l’option 1099 « calcul des encours clients » (Cf :2- Déterminer le seuil d’encours autorisé de la présente documentation).
Il est alimenté manuellement en fiche client (901), onglet règlement, zone encours.
L’activation du blocage sur encours se réalise via le paramètre dépôt (option 68) type 3 num 26
- Le contrôle sur saisie d’impayé (code de blocage 1) repose sur le paramètre dépôt type 3 num 6.
- Le contrôle sur passage au contentieux (code de blocage 4) repose sur le paramètre dépôt type 3 num 29.
- Le contrôle pour dépassement d’échéance réglementaire LME (code de blocage 5) repose sur le paramètre dépôt type 21 num 1.
Remarque :
Un client bloqué aura accès à son espace client mais il ne pourra pas valider son panier.
Déterminer le seuil d’encours autorisé
Le module sur le risque client facilite l’exploitation du contrôle sur les encours clients.
L’option 1099 « calcul encours client » propose un calcul automatique du seuil d’encours sur la base d’un pourcentage du chiffre d’affaire par période.
Pour être exploité, il faut au préalable définir les deux périodes de l’année et le pourcentage de CA à prendre en compte dans le calcul via le paramètre dépôt type 122 num 1 et 2.
Ce paramétrage réalisé, la simple interrogation des clients sur la période souhaitée déclenche le calcul des seuils d’encours par client. Ces calculs peuvent être éventuellement modifiés et reportés par la sélection et validation de la ligne dans le champ « En cours autorisé » de la fiche client.
L’option 1099 propose un calcul de seuil d’encours sur la base
d’un pourcentage du chiffre d’affaire par période.
Lettre blocage
Serca permet d’éditer des lettres de relances spécifiques afin d’alerter les clients sous le coup d’un code blocage.
Ces lettres sont configurées via l’option 101 du menu « lettre relance » et ne dépendent pas de l’exploitation du programme des relances clients mais uniquement des blocages. Cette édition se génère via l’option de programme 1100 « lettre blocage » qui permet d’associé texte et situation de compte correspondant à chaque type de blocage. A noter que le critère « date de dernière édition » permet de renouveler les éditions de lettre sur les nouveaux clients bloqués.
Blocage client et commande bloquée
Le processus de blocage fonctionne selon la chronologie des évènements. Ainsi une fois l’indicateur de blocage enregistré, les processus de saisie de commande détecte l’indicateur et interdise la saisie. Il existe plusieurs cas de figure selon la source d’enregistrement de commande et la chronologie des évènements.
- Si l’on bloque un client et que l’on tente de saisir une commande depuis l’option 890: le système interdit la saisie et affiche le message relatif au motif de blocage associé au client.
- Si l’on bloque un client , et que le représentant récupère cette information par synchronisation sur son mobile, la saisie de commande depuis le mobile est la aussi impossible: le système affiche l’indicateur de blocage et selon les cas, impose la saisie d’un règlement pour déblocage ou propose de contacter le bureau pour soumettre une autorisation de déblocage.
- Si l’on bloque un client mais que le représentant récupère pas cette information par synchronisation, la saisie commande est donc possible pour le représentant. Cette situation particulière déclenche un blocage de la commande au moment de son intégration en back office. La commande est visible dans l’optimisation des tournées (avec un code couleur orange pour la repérer)mais la commande n’est pas préparable sans déblocage préalable.
Comment débloquer la commande ?
Le déblocage de la commande s’effectue de deux manières : Soit la suppression du code blocage via l’option de programme 164 consultation des commandes bloquées et déblocage, soit par un clic sur le bouton déblocage via l’option de saisie de commande client (option 890).
- Si l’on bloque un client à postériori de la saisie de commande. Il n’y a donc aucun blocage particulier, la préparation et la livraison de cette commande peut être traitée. Pour autant il est possible de consulter spécifiquement cette situation via l’option 163: consultation de commande sur client bloqué.
Maintenance des clients bloqués
Au-delà des traitements automatiques ou manuels intervenants dans le processus de blocage et déblocage client, il existe un tableau de bord de suivi des encours et blocage client.
Option 187: édition des clients bloqués permet d’obtenir liste des clients bloqués avec la nature du blocage au format PDF
Option 1101: Situation client
Il s’agit d’un tableau de bord de maintenance des blocage et des encaissements à réaliser.
Ce programme a pour fonction d’afficher la liste des situations clients avec société, dépôt, représentant, télévendeuses, code client, nom client, adresse, jour de visite pour les paramètres d’identification du client.
- La zone « encours autorisé » est modifiable, elle permet donc de visualiser et déterminer le montant d’encours par client.
- La zone « Bloq » affiche le code de blocage associé au client. Il est possible de supprimer le blocage du client en passant ce champ à zéro.
- La zone « solde global » représente le solde client en portefeuille, tandis que la zone sur « le montant à encaisser automatique » représente la part du solde ayant déclenché le blocage client (si le blocage est manuel ce champ est à null).
- La zone « délai » représente le délai supplémentaire accordé avant blocage. Il est défini dans la fiche client mais est modifiable dans cet écran.
- La zone sur « Le montant à encaisser » représente la part du solde de blocage qui devra être impérativement réglée si vous souhaitez débloquer le compte client en commande.
A noter que plusieurs boutons permettent d’accéder à un détail des enregistrements du portefeuille client : Le détail client affiche la liste des enregistrements non soldés du compte 411 (factures, relevés et règlements) ; le détail portefeuille affiche les écritures non soldées de tous les comptes portefeuille du client (411, 416, 417).
D’autres boutons permettent d’actualiser les données :
RAZ montant à encaisser : met à zéro le montant à encaisser qui autorise le déblocage du client pour la prise de commande.
Recalcul situation du client : réalise (comme les traitements de nuit) l’évaluation des dépassements d’encours ou d’échéance pour chaque client sélectionné.
Rappel : Un client bloqué par le calcul Serca avec « montant à encaisser » peut être débloqué sur BeVrep, sous réserve de la saisie d’un règlement équivalent à ce « montant à encaisser ».
En revanche un blocage manuel, sans autres critères, interdit toute saisie de commande sur le mobile.
Option 892: Edition clients débloqués permet de consulter sur une période données l’historique des actions de déblocage par représentant et pour une période donnée.
