SERCA Commerce

1. Synchronisation & Échange de données

La synchronisation est l’étape indispensable pour actualiser vos informations et transmettre vos données sur le terrain.

🔄 Les règles de transfert de données

• Instantané (depuis le portable vers BeVor) : Commandes et règlements.
• À J+1 (depuis BeVor vers le portable) : Nouveaux clients, nouveaux articles et préparations spécifiques de nuit.
• Toutes les heures : Intégration des commandes issues de la télévente ou de l’espace client (nécessite une synchronisation active de votre part).

💻 Procédure pour synchroniser depuis l’extérieur

1. Assurez-vous de disposer d’une connexion réseau (3G/4G, partage de connexion ou Wi-Fi).
2. Ouvrez la connexion sécurisée VPN depuis le raccourci de votre poste.
3. Dans le menu principal de BeVrep, cliquez sur Synchronisation.
4. Cliquez sur le bouton Synchroniser (ne modifiez pas les paramètres pré-remplis).
5. Suivez la progression des 4 étapes (Préparation, Envoi, Réception, Traitement) jusqu’au message de succès, puis cliquez sur Fermer.

2. Gestion de l’agenda et Planification des visites

L’application bénéficie d’un affichage dynamique adapté aux PC et tablettes tactiles. Sur écran tactile, vous pouvez faire défiler les listes avec le doigt ou pincer l’écran pour ajuster la taille de la police.

📅 Planifier avec l’agenda (Glisser-Déposer)

• Créer un rendez-vous : Sélectionnez un client dans la liste de droite avec le bouton gauche de la souris (ou le doigt) et déplacez-le dans l’agenda à l’horaire souhaité. Il disparaît alors de la liste initiale.

• Supprimer un rendez-vous : Cliquez une fois sur le rendez-vous dans l’agenda et appuyez sur la touche Suppr de votre clavier. Le client réapparaît automatiquement dans la liste.
• Ajuster l’affichage : Utilisez les boutons Afficher jour ou Masquer jour pour étendre votre calendrier jusqu’à 7 jours consécutifs.

🗺️ Utilisation du module Carte

• Clients sans rendez-vous : Pour les afficher sur la carte, cliquez sur le bouton de menu général puis sur l’icône de calendrier barré.
• Interactions : Un simple clic sur un marqueur d’origine ouvre une fenêtre pop-up d’identité. Vous pouvez directement ouvrir sa fiche ou lui créer un rendez-vous depuis cette carte.

3. Gestion des Prospects

BeVrep vous permet de prospecter directement sur le terrain et de préparer la transition vers la base de données entreprise.

➕ Création et recherche

• Créer : Allez dans l’option Les prospects > Liste des prospects et cliquez sur Créer prospect. Renseignez l’onglet principal et sauvegardez.
• Compléter la fiche : Utilisez les onglets en bas de page pour enrichir le profil : Informations complémentaires, Conditions particulières de paiement, Contacts et Pré-commande.
• Rechercher : Renseignez le nom, la ville ou le code postal puis cliquez sur Rechercher.

⚠️ Conditions obligatoires pour basculer un prospect en client

Pour qu’un prospect soit transformé en client dans BeVor, vous devez impérativement clôturer sa fiche dans BeVrep. La clôture sera bloquée si les champs suivants ne sont pas saisis:

• Adresse complète (avec la ville).
• Famille client et Secteur géographique.
• Jour de visite du représentant.
• Conditions de paiement (Brasserie et Alcool).
• Jours de livraison 1 et code Livreur 1.

4. La Saisie de Commande

La carte de commande d’un client affiche par défaut l’historique des produits qui lui sont habituellement facturés.

🛒 Saisie des quantités et navigation

• Sélection : Cliquez sur l’article concerné.
• Saisie : Ajustez les volumes à l’aide du bouton + situé dans la zone “Quantité commandée” en bas à gauche.
• Navigation Clavier : Utilisez les flèches Haut / Bas pour circuler entre les articles, appuyez sur Entrée pour accéder à la zone quantité, modifiez la valeur avec les flèches, puis appuyez à nouveau sur Entrée pour valider et revenir à la liste.

⚠️ ATTENTION : Le mode de facturation (Emballage, col…) dépend du paramétrage initial de l’article. Il est impossible de le modifier au moment de la saisie.

🎁 Saisie des gratuités

• Règle d’or : Vous devez obligatoirement saisir une quantité commandée payante avant de pouvoir ajouter une quantité gratuite sur la même ligne (ex: 3 achetés, 1 offert).
• Options : Cochez Gratuit au col (si l’article est normalement facturé à l’emballage) ou Gratuité fournisseur (en sélectionnant le motif dans le menu déroulant) selon le besoin.

🔍 Ajouter un article absent de la carte de commande

1. Cliquez dans la zone Recherche libellé en haut de l’écran (ou raccourci Ctrl + F).
2. Saisissez une partie du nom du produit et validez avec Entrée ou l’icône de loupe.
3. Si le produit n’est pas dans l’historique du client, un raccourci vous permet une recherche et sélection étendue en appliquant le filtre d’interrogation sur toute la base de données des articles hors carte de commande
4. Cochez la case du produit dans la fenêtre de recherche puis cliquez sur Sélectionner le(s) article(s).

• Note : Les boutons + Destock., + Nouveau ou + Promotion vous permettent également d’ajouter directement des articles spécifiques.

💬 Ajout de commentaires

• Commentaire d’en-tête : Saisissez votre texte dans la zone dédiée en haut de la commande. Ce message sera commun à toute la commande et apparaîtra sur la première ligne.

• Commentaire de ligne : Sélectionnez l’article, puis tapez votre texte dans la zone Commentaire du bloc Détails ligne en bas. Ce commentaire est rattaché exclusivement à ce produit et sera reporté sur la facture.

🔐 Validation et Clôture impérative de la commande

1. Une fois la saisie terminée, cliquez sur le bouton Valider en haut à droite.
2. Une fenêtre récapitulative s’ouvre et vous propose plusieurs actions:
   • Modifier la commande : Retourne à la saisie.
   • Supprimer la commande : Efface l’intégralité de la saisie actuelle.
   • Clôturer la commande : Étape obligatoire. Tant qu’une commande n’est pas clôturée, elle ne peut pas être synchronisée vers la base entreprise. Une fois clôturée, elle n’est plus modifiable ni supprimable.
   • Fermer : Enregistre la commande à l’état “Validée” pour vous permettre de la clôturer plus tard.

• Astuce : Pour clôturer vos commandes en attente en fin de journée, rendez-vous dans le menu Traitement des dossiers en cours > Liste des commandes, cochez les lignes concernées et cliquez sur Clôturer commandes cochées.

5. Consultation des Comptes & Saisie des Règlements

📊 Suivi financier (Balance âgée)

Allez dans Les clients > Balance âgée des représentants pour analyser les encours de votre portefeuille. Suivez les codes couleurs:

• Vert : Solde sain, non échu.
• Bleu : Retard de paiement inférieur à 60 jours.
• Rouge : Dépassement d’échéance critique supérieur à 60 jours.
• Texte en Gras : Dépassement de l’encours maximal autorisé pour ce client.

💵 Enregistrer un règlement

Ouvrez le détail du client et basculez sur l’onglet Règlements.

Option A : Enregistrer un acompte (sans imputation)

1. Cliquez sur Nouveau dans la section du bas.
2. Choisissez le Mode de paiement (ex: Espèces Euro).
3. Saisissez le Montant perçu et cliquez sur Sauver. Le montant s’affiche en négatif dans la ligne “Règlements non imputés”.

Option B : Imputer le règlement sur une facture précise

1. Dans la grille du haut (Portefeuille du client), sélectionnez la ligne de la facture à acquitter.
2. Cliquez sur Nouveau dans la section du bas.
3. Une fenêtre pop-up s’ouvre : cliquez sur Imputation totale (ou ajustez le montant à imputer en cas de paiement partiel) puis validez.
4. Sélectionnez le mode de paiement et cliquez sur Sauver.

🔐 Clôture des règlements

Tout comme les commandes, un règlement doit être clôturé pour être envoyé vers la base BeVor lors de la prochaine synchronisation.

• Sélectionnez le règlement créé et cliquez sur Clôturer.
• Rappel : Un règlement clôturé devient définitivement non modifiable et non supprimable sur le terminal mobile.

6. Outils Statistiques & Historiques

📈 Statistiques Clients (Onglets dédiés)

• Comparatif Glissant (N / N-1) : Permet d’analyser l’historique sur 12 mois au niveau des articles ou des grandes familles (grâce à l’option Vue en arbre).

• Comparatif Mensuel : Présente une grille comparative mois par mois pour l’année en cours et l’année précédente avec le taux d’évolution associé.

👥 Statistiques Représentant (Menu principal)

Ce tableau de bord affiche vos résultats du jour en fonction du canal de vente (BeVrep, Télévente, Espace client). Un double-clic sur le tableau vous ouvre l’historique détaillé des ventes de la journée.

⏳ Historiques des lignes de commandes et des statistiques

Accessible via le menu Les statistiques. Ces modules vous permettent de remonter sur une période de 3 mois maximum:

• Historique Articles / Client : Affiche le volume global vendu par référence. Un double-clic sur un article liste l’ensemble des clients l’ayant commandé.

• Historique Client / Article : Affiche le volume total commandé par client. Un double-clic sur le nom d’un client affiche le détail des produits qui composent son volume. Attention: contrairement aux historique la statistique n’affiche que les périodes échues donc aucune données pour le mois en cours.

• Statistique représentant client: permet d’accéder à la vision globale de l’activité du portefeuille client du représentant. Plusieurs filtres de sélection possibles:

Un doube clic sur le champs de valeurs permet d’accéder au détail de la statistique du client pour la période.

• Statistique représentant articles avec une fonctionn de filtre sur catégorie ou article spécifique. Le ststème affche dans ce cas volumes, chiffre d’affaire et marge par client.