Traitements Commandes Clients

📌 Introduction au concept Xdock

Le processus Xdock (Crossdocking) intervient lorsqu’un dépôt commercial (appelé Dépôt Fille) sous-traite la préparation logistique des commandes de ses clients à un autre dépôt de la même société, mieux équipé (appelé Dépôt Mère).

• Dépôt Fille : Gère la relation commerciale et la saisie des commandes clients.
• Dépôt Mère : Reçoit la commande globale du dépôt fille, possède le stock, prépare la marchandise et l’expédie au dépôt fille.

Dans ce guide, nous utiliserons l’exemple suivant : Dépôt Fille (Ex: 44) et Dépôt Mère (Ex: 35).

🛠️ Partie 1 : Paramétrage du Système

Avant de démarrer les opérations, un paramétrage strict est requis sur les deux entités.

1. Configuration sur le Dépôt Fille

Le dépôt fille doit être lié de façon permanente à son dépôt et magasin mère.

• Lien Dépôt Mère : Accéder à l’Option 69 (Paramètres dépôt) > Type 50 (Liste des dépôts mères).

• Lien des Tournées : Pour garantir les flux de livraison, associez le code tournée du dépôt fille au code tournée de la commande mère. ⚙️ Chemin : Option 69 > Type 51 (Xdock lien tournée fille/mère). Ce lien est obligatoire, y compris pour les tournées de rajout ou de débordement.

• Fiche Client : Pour chaque client éligible au crossdocking, la case “Xdock” doit obligatoirement être cochée dans l’onglet Client, en y affectant les dépôts mère et fille correspondants (option 901, onglet logistique)

2. Configuration sur le Dépôt Mère

• Création d’un Client Inter-Dépôt : Le dépôt mère doit créer une fiche client “Inter-dépôt” qui reprend les références du dépôt fille. C’est sur ce compte que seront générées les commandes mères, la facturation inter-site et les sorties de stock.

• Dépôt de Destination : Renseigner explicitement les coordonnées du dépôt fille destinataire.

🔄 Partie 2 : Le Flux Opérationnel (Pas-à-Pas)

Étape 1 : Saisie des commandes clients (Dépôt Fille)

L’opérateur du dépôt fille saisit normalement les commandes. Bien que la saisie se fasse sur le dépôt fille, le système calcule et interroge en temps réel les stocks disponibles sur le dépôt mère.

Étape 2 : Gestion des ruptures initiales

• Si un article est en rupture sur le dépôt mère, un message d’alerte apparaît immédiatement à la ligne de commande.

• Action : Éditer la Liste des articles en rupture commandés Xdock via l’Option 1832. Transmettre ce document au dépôt mère pour validation/arbitrage avant l’étape suivante.

Étape 3 : Correction & Ajustement (Fille)

Avant de lancer la commande globale, le dépôt fille peut modifier les commandes clients (ajouts, suppressions de lignes en rupture).

Étape 4 : Génération de la commande mère

Le dépôt fille va regrouper ses commandes pour créer la “Commande Mère”.

• Action : Ouvrir l’Option 1831.
• Saisie : Indiquer le code du dépôt mère (ex: 35) et la date de livraison souhaitée (qui correspond à la date d’arrivée de la marchandise au dépôt fille).
• Validation : Cocher les lignes à intégrer, cliquer sur générer, puis confirmer par “OUI”.

Étape 5 & 6 : Préparation de la marchandise (Dépôt Mère)

• Le dépôt mère édite ses bordereaux de chargement via l’Option 1829 ou 37

• Les équipes logistiques préparent les palettes destinées au dépôt fille. Si des écarts ou ruptures réelles surviennent pendant la préparation physique, le dépôt mère en informe immédiatement le dépôt fille.

Étape 7 : Ajustements de dernière minute (Fille)

• Tant que la commande mère n’est pas facturée, le dépôt fille peut réouvrir les commandes clients pour ajuster les quantités (ex: décocher une rupture si le dépôt mère a finalement trouvé du stock).
• ⚠️ IMPORTANT : Après avoir modifié la commande d’un client, vous devez obligatoirement cliquer sur le bouton de mise à jour de la commande mère pour maintenir la cohérence des stocks et de la future facturation.

Étape 8 : Facturation Inter-Dépôt (Mère)

Le dépôt mère procède à la clôture de la commande inter-dépôt.

• Calcul et Édition : Option 45.
• Comptabilisation : Option 137.
• Note : La facture émise sert de document d’accompagnement officiel et de bon de transfert pour le transport entre le dépôt 35 et le dépôt 44.

Étape 9 : Réception de la marchandise (Dépôt Fille)

La facturation par le dépôt mère génère automatiquement une réception à l’identique sur le système du dépôt fille.

• Action : Cette réception n’est pas modifiable. L’utilisateur doit simplement cliquer sur “Faire copie tout”, puis “Faire valider” et confirmer par “OUI”.

Étape 10 & 11 : Livraison finale au client

À réception physique du camion, le dépôt fille éclate les palettes, prépare les tournées locales pour ses propres clients (Édition des bordereaux fille) et procède au calcul et à l’édition des factures clients finales.

📊 Partie 3 : Suivi et Consultation des Stocks

Pour suivre l’état de vos stocks transverses, utilisez l’Option 1857 (Interrogation Dispo Xdock).

Écran / Vue	Informations affichées
Vue Générale	Stock disponible en simultané sur le dépôt mère et le dépôt fille.
Détail Dépôt Mère	Visualisation des commandes en cours. Les lignes Xdock sont facilement identifiables grâce à la coche “Commande inter-dépôt” et la mention “Cde xdock mère”.
Détail Dépôt Fille	Permet de distinguer le stock propre du dépôt fille, le suivi de ses commandes Xdock et ses ventes directes.

🔄 Partie 4 : Procédures Spéciales (Rajouts & Avoirs)

1. Gestion des Rajouts de dernière minute

La faisabilité dépend du statut de la commande sur le dépôt mère :

• Cas 1 : La commande mère n’est PAS encore facturée : Vous pouvez modifier la commande du client fille. Obligation stricte de cliquer ensuite sur le bouton de synchronisation pour réajuster la commande mère.
• Cas 2 : La commande mère EST facturée :Modification impossible sur la commande initiale sous peine de désynchroniser les stocks. Le système affichera un message d’interdiction.
  • Solution : Il est recommandé de créer une nouvelle commande client isolée qui fera l’objet d’une nouvelle commande mère dédiée, ou de procéder par avoir.

2. Gestion des Avoirs Clients

Lorsqu’un client Xdock retourne de la marchandise, deux choix s’offrent à vous selon la destination physique du produit :

[Avoir Client Xdock]
       │
       ├─► Option A : Conserver la case "Xdock" cochée
       │              (La marchandise est immédiatement réexpédiée au Dépôt Mère. 
       │               Nécessite la génération d'une commande mère d'avoir)[cite: 35].
       │
       └─► Option B : Décocher la case "Xdock" lors de la saisie
                      (La marchandise est considérée comme réintégrée physiquement 
                       dans le stock propre du Dépôt Fille)[cite: 44].

💡 Pour les clients standards (Non-Xdock) : Décocher impérativement la case “Xdock”. La marchandise retournée reste et réintègre par défaut le stock du dépôt fille.