Ce manuel a pour objectif de guider les administrateurs et les équipes commerciales dans l’utilisation du module CRM, depuis le paramétrage initial des données jusqu’à la transformation d’un prospect en client et la gestion des commandes mobiles.
1. Configuration et Paramétrage Initial
Pour garantir l’efficacité de l’application mobile BeVrep et éviter l’affichage de données inutiles aux commerciaux, les listes de valeurs définissant un prospect doivent être préalablement affinées dans Serca Initial (Option 68).
Chaque paramètre de la société BeVor est directement associé à un paramètre de sélection dans BeVrep.
Table de correspondance des paramètres (Option 68)
Type de Paramètre
Niveau
Code Paramètre
Description / Libellé
Numérique
Société
4003
Type de société client
Numérique
Société
4005
Famille Client
Numérique
Société
4006
Grandes Familles Client
Numérique
Société
4007
Représentants
Numérique
Société
4008
Secteur Géographique
Numérique
Société
4009
Secteur géo compta
Numérique
Société
4010
Jours de visite
Numérique
Société
4011
Jour de livraison
Numérique
Société
4012
Frais fixes
Numérique
Société
4013
Tournée
Numérique
Société
4014
Livreur
Numérique
Société
4018
Groupes produits
Numérique
Société
4025
Tarifs
Numérique
Société
4050
Jours de fermeture
Numérique
Société
4051
Télévendeur
Numérique
Société
4052
Conditions d’accès
Numérique
Société
4440
Codes TVA Prospect
Numérique
Société
4441
Cond. paiement type
Numérique
Société
4442
Params livraison type
Alphanumérique
Société
127
Catégories RDV utilisées (1 = affichage Tableau de bord)
Nom des modèles de CRV (Défaut prospect / Visite initiale)
💡 Exemple d’application : Si la “Grande famille client” contient 7 références dans BeVor (Option 68, Type 6) , vous pouvez restreindre l’affichage à seulement 3 références dans la fiche prospect de BeVrep en configurant le paramètre 4006.
2. Gestion et Suivi des Activités Commerciales
Consultation des Rendez-vous (Option 1290)
Ce programme centralise l’agenda des commerciaux. L’écran de consultation affiche:
La date/heure de début et de fin du rendez-vous.
L’identité du tiers (Client ou Prospect).
L’objet et la description complète du rendez-vous.
La catégorie du rendez-vous.
📥 Astuce : Ces données sont exportables vers Excel pour vous permettre de réaliser des analyses croisées selon vos propres critères.
Impression des Comptes Rendus de Visite (Option 1293)
Permet de rééditer au format PDF les comptes rendus de visite (CRV) saisis sur le terrain. Pour lancer l’édition, vous devez obligatoirement renseigner les critères requis (affichés en rouge à l’écran).
Maintenance et Conversion des Prospects (Option 1891)
Les prospects créés sur l’application mobile BeVrep sont automatiquement synchronisés et intégrés dans la base de données BeVor. Le programme de maintenance permet de consulter, modifier et valider leur statut.
Consultation d’un Prospect
Accédez à l’Option 1891.
Utilisez le filtre « État » pour cibler vos recherches. Par défaut, le système affiche les fiches « Non Client ».
Naviguez à travers les différents onglets pour vérifier les données synchronisées:
Identité : Raison sociale, adresse, sirène, coordonnées téléphoniques.
Livraison : Jours de visite, jours de livraison, tournées attribuées et contraintes d’accès.
Tarification : Régime de TVA, conditions de paiement et coordonnées bancaires (IBAN/BIC).
Contacts : Liste des interlocuteurs de l’établissement (aucune modification autorisée ici).
Visite Initiale (CRV) : Réponses au questionnaire de prospection (ex: volume annuel, distributeur actuel).
Précommande : Articles et quantités commandés en attente de traitement.
Processus de Transformation : Prospect ➔ Client
La transformation d’une fiche prospect en fiche client se déroule obligatoirement en deux étapes distinctes:
Étape 1 : Autorisation du passage en client
Cette action dépend des droits de l’utilisateur (gérés dans l’Option 1825, Programme PROSPECT_BEV).
Ouvrez la fiche du prospect concerné.
Cliquez sur le bouton « Autoriser le passage en Client » situé en bas de l’écran. Le statut de la fiche passe alors en “Passage Client Autorisé”.
⚠️ Note réglementaire : Si le commercial a oublié de clôturer réglementairement le prospect sur son mobile BeVrep, vous pouvez cocher manuellement la case « Clôturer » pour débloquer la procédure.
Étape 2 : Création de la fiche Client définitive
Une fois l’autorisation validée, le bouton « Création Client » devient cliquable.
Une fenêtre contextuelle “Passer le prospect en client” s’ouvre.
Renseignez le Dépôt de rattachement.
Saisissez le numéro du Nouveau Client. (Vous pouvez cliquer sur le bouton « Plage Utilisée » pour consulter les codes clients déjà attribués afin d’éviter les doublons).
Cliquez sur « Créer le client ». Le statut général devient « En client ».
Étape 3 (Optionnelle) : Paramétrage des conditions spécifiques
Si le nouveau client doit bénéficier de remises sur facture spécifiques, vous devez impérativement compléter ce paramétrage avant d’intégrer la précommande.
Cliquez sur l’icône « Loupe avec un + » dans la barre d’outils pour ouvrir directement la fiche client associée et configurer les remises.
4. Traitement des Précommandes
Une fois le prospect converti en client, sa précommande terrain peut être basculée dans le circuit de préparation classique selon deux méthodes:
Méthode Directe (Créer la commande) : Renseignez la Date de livraison dans l’onglet précommande et cliquez sur « Créer la commande ». Le système génère immédiatement une commande client et met à jour la précommande avec le numéro attribué. Vous pouvez y accéder directement via l’Option 890.
Méthode par Intégration Différée (Mettre en intégration) : Renseignez la Date de livraison et cliquez sur « Mettre en intégration ». La commande est alors injectée dans l’Option 598 (Maintenance des commandes mobiles en attente) avec le numéro provisoire “0”.
Maintenance des commandes mobiles en attente (Option 598)
Cet écran permet de contrôler les commandes terrain avant leur intégration définitive. Deux repères visuels ont été ajoutés pour faciliter le traitement:
Colonne Nature : Un « P » vert indique que la commande est issue d’une précommande prospect.
Colonne Commentaire : Indique la présence d’une note commerciale sur la commande.
5. Tableaux de Bord et Pilotage (Option 1899)
Le tableau de bord CRM regroupe l’ensemble des données saisies par les commerciaux sur une période définie. Un double-clic sur une colonne permet d’accéder au détail complet de l’information.
L’onglet « Récap par utilisateur » permet de suivre l’activité de chaque commercial:
Rendez-vous : Nombre de RDV clients (avec/sans CRV), RDV prospects (avec/sans CRV) et RDV hors-tiers.
Prospects : Volume de prospects créés et volume convertis en clients.
Précommandes : Volume de précommandes générées et volume transformées en commandes fermes.
Messages : Quantité totale de messages internes créés.
6. Messagerie Interne Intégrée (Option 1292)
Ce système permet de faire coexister la communication entre les utilisateurs sédentaires de Serca Initial et les commerciaux itinérants sur Serca Commerce.
Alertes visuelles (Barre d’outils BeVor)
✉️ Enveloppe Blanche : Aucun nouveau message ou messages lus.
🔵 Enveloppe Bleue Clignotante : Alerte de réception. Le nombre de messages en attente s’affiche à côté de l’icône.
Les Actions Obligatoires sur les Messages Reçus
Dans votre boîte de réception, les messages en provenance des mobiles s’affichent. Pour assurer un suivi rigoureux des demandes du terrain, vous disposez de deux statuts distincts qu’il est nécessaire de bien différencier:
Bouton Action
Signification Métier
Marquer comme lu
L’information textuelle du message a bien été prise en compte et lue par le destinataire.
Acquitter
La demande d’action concrète décrite dans le corps du message a été physiquement réalisée (ex: modification de tarif, création de fiche…).
Envoi d’un Nouveau Message
Lors de l’émission d’un message, vous devez qualifier sa typologie pour adapter le niveau de contrainte du destinataire:
