Maintenance des clients

Onglet Identité

L’écran Identité du client se compose de plusieurs zones d’informations parmi lesquelles on distingue :

La zone Adresse client :

La zone Responsable :

La zone Identité de l’entreprise :

Le “nom du tiré” permet de spécifier le nom du “payeur”, il est exploité lors de la saisie des règlements clients ; si ce dernier est renseigné, il apparaîtra dans la zone “nom du tiré” de la ligne de saisie du règlement, s’il n’est pas renseigné c’est par défaut le nom du client qui apparaîtra. Le “N° reg du com” et N° “intrastat” sont deux zones d’informations non exploitées dans d’autres programmes

La zone Clients Groupe :

Un client peut être identifié crée avec deux notions spécifiques :

Le client inter dépôt ou inter magasin : le fait de cocher la case “client inter dépôt indique que le client est un dépôt de la société. Il est nécessaire de compléter le paramétrage avec le code de ce dépôt et le magasin de destination. La notion de “client inter dépôt” génère des conditions de facturations particulières : la facture n’est pas valorisée et les mouvements d’entrées et sorties en stock sont automatisés).

Le client partenaire : un client peut être identifié comme un partenaire de la société. Le code partenaire est défini dans le programme de maintenance des partenaires (menu IAS).

La zone Information création et modification du client :

La case à cocher “supprimé…” permet de supprimer le client logiquement pour l’ensemble des fonctionnalités de facturation.

L’utilisateur auteur de la dernière modification enregistrée est aussi conservé.

Les zones de centralisation :

Centrale fact : Centralisation de la facturation sur un client particulier et des données statistiques.

Centrale relevé : Les factures de plusieurs clients sont regroupées sur un relevé. 

Distributeur TAP : Distributeur TAP par défaut

Centrale de paiement : Optimisation de la dispersion des règlements

Onglet Typologie

La zone de classification :

Chacune des catégories de classement fait référence à une liste de valeur définie dans les paramètres société.

Le type de contact client (paramsl type 2): personnel, privé, direction, représentant. Le type de société client (paramsl type 3): SARL, SA, EURL. le secteur géo (paramsl type 8).

Les classifications en famille (paramsl type 5) et grande famille client (paramsl type 6) sont obligatoires.

Le Code géo compta :Il permet de classer le client dans un canal de vente (ou catégorie de vente). Ce canal est exploité pour la ventilation comptable des ventes articles (maintenance des articles).

La zone Point de Vente : Zone d’information.

Autre zone de classification :

La zone de suivi historique maintenance :

Dans le cadre de la gestion des droits utilisateurs sur les onglets de la fiche client, toutes les modifications réalisées sont enregistrées et affichées dans le tableau « visu des mises à jour client ».

La Zone information client complémentaire :

Onglet Facturation

Le paramétrage du mode de facturation des clients se décompose en plusieurs rubriques :

La TVA

TVA : Indication du type de TVA auquel le client est assujetti. Les TVA articles auxquelles font référence ces zones sont définies dans les paramètres société type 23

Les droits

Les cases à cocher Droits : appliquent (cochées) ou n’appliquent pas (non cochées) le calcul des droits lors de la facturation des clients. Les droits de circulation, accise ou consommation font référence à des catégories de produits différentes, respectivement les alcools, la bière, le vin.

Client sous douane : zone d’information permettant d’identifier un client autorisé à commander des articles sous douane (voir maintenance des articles) ou hors toutes taxes et droits sur produits alcooliques.

Le type de facturation

Exclusion calculs des promotions automatiques : le client peut être par défaut associé à un calcul de promotion automatique par l’intermédiaire du code tarif ou famille de client (dossier option 810 ou 1054). C’est indicateur permet de l’exclure de ces types de remise à partir de la fiche individuelle du client.

Tarif PVC : information de référence tarifaire non exploité dans le processus de facturation.

N° prix de revient : permettant d’associer le client à une référence de prix de revient net net (dossier 342 et 960) et de calculer en statistique un montant revient net net.

Exclusion du contrôle prix de revient : Grâce à ce paramètre il est possible de bloquer l’indicateur de prix de vente inférieur au prix de revient en saisie de commande.

Frais de facturation : code de référence de frais de facturation associé au client. Les référence de frais de facturation se détermine par le paramètre société type 12 (option 68 du menu).

Nombre d’exemplaire de facture : détermine le nombre d’exemplaire généré à l’édition des factures.

Cli décons : Permet d’activer la gestion emballage séparée pour un client. Pour cela il est nécessaire de créer un second compte client distinct par la procédure de création ou duplication de compte client et de référencer ce dernier dans le champs “Cli Décons” . Lors du calcul des factures le système positionne la marchandise et la consigne (et éventuellement déconsigne) sur deux factures distinctes. Ce type de paramétrage implique que la reprise de vide soit réalisée (manuellement) sur le compte emballage du client.

Gestion de la déconsigne sur facture séparée : Si la case est cochée le système enregistrera les retours de vide sur une facture séparée.

L’activation du paramétrage se réalise via …

Gestion de la déconsigne sur facture suivante : si la case est cochée la déconsigne du client sera stocké dans le système et lors de la prochaine facturation la déconsigne sera reportée sur celle-ci.

Mercuriale : Indicateur de soumission à un tarif « mercuriale ». Cet indicateur contrôle l’application du tarif mercuriale lors de la saisie de commande.

Le tarif mercuriale est identifié via les paramètres société (option 68 du menu) type 25. Indicateur 1 dans la colonne mont 3 (aprest) permet d’identifier que le tarif est un tarif mercuriale ; type 118 num 105 Mercuriale obligatoire oui non.

Trois paramètres possibles :

• « Mercuriale Non », dans ce cas il n’y a pas de contrôle ;
• « Mercuriale Oui », dans ce cas le système en saisie de commande indique à l’utilisateur que le produit saisi n’est pas associé au tarif mercurial du client mais ne bloque pas l’enregistrement de la ligne de commande ;
• «Mercuriale Obligatoire», dans ce cas le système interdit l’enregistrement de commande sur les produits qui ne sont pas associés à la mercuriale.

La facturation séparée : les articles sont classifiés en groupe de facturation et peuvent être séparés ou non sur les factures (Voir Groupe facture dans Identité Article).

Le client intergroupe : zone d’information pour indiquer que le client est une autre société du groupe (assimilable aussi à la notion comptable de “partenaire”)

Facture avec bon de livraison : Édition d’un Bon de livraison (ou facture non valorisée à la place de la facture) lors de l’édition de la facture. Attention la facture n’est pas éditée mais elle est calculée et existe au niveau du compte client en portefeuille (voir calcul et édition des factures).

Rapprochement règlement automatique : activation de l’imputation automatique pour les règlements saisis sur PTC (plus exploité à ce jour).

Classe scoring : zone de classification supplémentaire sur le client (plus exploitée à ce jour).

Le mode de calcul des remises : permet de cumuler ou non les différentes remises clients, remises articles, remises grande famille, remise famille…

Le mode d’édition des remises : paramètre d’édition des remises (plus exploité à ce jour).

Frais facture divers : permet d’associer le client à un montant forfaitaire de frais appliqué lors de la génération de facture dans le module « commandes diverses » de BeVor (Ristourne, refacturation sanitation, facturations financières diverses).

Frais de livraison : association du client à l’application de frais de livraison. En fonction de conditions prédéfinis dans le module frais de livraison le système applique un montant forfaitaire lié à la livraison. Exemple non reste de quantité minimum de commande.

Edition du solde antérieur sur facture séparée : radio bouton permettant de générer l’affichage du solde client (avant facture du jour) sur la facture accompagnant la livraison.

Tarifs

Tarif : Paramétrage des tarifs livraison et enlèvement auquel sera soumis le client. La catégorie de tarif “livraison brasserie emballage”, “livraison alcool emballage” sont obligatoires mais il est possible de définir d’autres tarifications spécifiques :

• Le tarif « ref spé » est un tarif refuge intermédiaire
• Le tarif « ref base » est un second tarif intermédiaire.

1 Dans l’application des tarifs, le système vérifie en premier lieu la correspondance de l’article avec le tarif Principal du client (Livraison brasserie emballage et Livraison alcool emballage), s’il ne trouve pas de correspondance,

2 Il applique éventuellement le tarif refuge spécial puis le tarif refuge de base

3 Pour remonter en dernier recours au tarif général 0 dans le cas où aucune référence de tarif n’a été trouvée et ce même ce tarif général n’est pas associé au client.

• Déclinaison Palette (livraison brasserie palette et livraison alcool palette : pour les clients facturés à la palette).
• Enlèvement brasserie emballage (ou palette) et Enlèvement alcool emballage (ou palette): pour les livraisons enregistrées avec un code tournée identifié comme étant une tournée enlèvement dans les paramètres société type 13.

Tarif Sanitation : correspond au tarif de refacturation du distributeur TAP (Voir Sanitation et TAP).

Règlement

L’onglet Règlement regroupe l’ensemble des paramètres liés aux conditions de règlement client :

Affichage des factures sur bordereau 

Dans le cas de l’exploitation des bordereaux d’encaissement livreur et représentant « papier » (respectivement option 600 et 165), il est possible de définir à partir du client l’affichage ou non des références de facture dues.

Contrôles des encours

Plusieurs paramètres sont disponibles pour contrôler les soldes clients :

L’indicateur du cycle de relance permet d’associer le client à une procédure de relance appelée « cycle ». Ce cycle est défini via les paramètres société (option 68) type 300, 301, 302 et établi un nombre de relance et un le lien entre les niveaux de relance et les lettre de relance.

Les lettres de relance sont configurées via l’option 101.

Ne pas relancer : permet d’exclure le client dans le cadre des traitements des lettres de relance.

La nature comptable : est un code associé au client permettant d’isoler ces facturations dans les processus de recouvrement type « génération Dailly » option 1108 du menu.

Encours autorisé : permet de définir une limite du montant d’en cours autorisé avant le blocage du client en saisie de commande (voir le risque client)

Délai avant blocage : permet de définir une limite au dépassement de l’échéance avant le blocage du client en saisie de commande (voir le risque client)

Mt Agrément : Montant indiquant la prise en compte du client dans les processus d’affacturage.(Affacturage traité par l’option de menu 953)

Date d’envoi : date limite de la dernière sélection de facture. Alimenté et exploité automatiquement par le processus d’affacturage.

CA Prévisionnel : zone d’information non exploitée dans d’autres programmes.

Les références bancaires

Les références bancaires : nom, adresse et coordonnées bancaires sont repris dans le cadre des règlements ou de la remise en banque des paiements par traite. Ces informations sont obligatoires suivant le type de règlement. Il est possible de définir la banque par défaut ainsi qu’une liste de banques potentielles accessible par la saisie des règlements clients (Saisie des règlements client option de menu 104)

Exemple de paramétrage en mode IBAN

Conditions de paiement client

Les conditions de paiement attribuent un type de paiement au client (configuré dans les types de paiement client fournisseur) et définissent de l’échéance des règlements en mois, jours, numéro de jour. Les codes brasserie et Alcool sont obligatoires. 

Cde Divers : permet d’utiliser des modes de règlements différents pour l’ensemble des facturations gérées dans le module de facturation diverse.

Proforma : permet d’utiliser des modes de règlements différents pour l’ensemble des facturations gérées dans le module de facturation proforma.

Indicateur du mandat sepa actif dans le cadre des prélèvements.

Commercial et exploitant

Visite représentant

Pour chaque client il est possible d’attribuer deux représentants[1]; deux jours de visite[2] .

La liste de représentant se configure via les paramètres société option 68 type 7

La liste des jours de visite se configure via les paramètres société option 68 type 10

Les zones Représentant 1 et Jour visite 1 sont obligatoires car indispensables à la prise de commande.

Condition livraison

Le délai de livraison en heure est important pour indiquer légalement la validité du document de livraison accompagnant les alcools.

L’adresse de livraison

Si aucune adresse de livraison n’est renseignée, le système prend en compte l’adresse client de l’écran identité par défaut.

Le client palette : positionne par défaut la saisie de commande (La saisie de commande accessible par l’option 890 du menu) en quantité palette.

Interdiction de saisie manuelle des gratuités de type « promotion » sur SERCA Commerce.

Les contrats

Information nécessaire pour la maintenance des contrats. Cette table permet d’associer un ou plusieurs codes et libellés d’exploitant à un client et aux contrats spécifiques qui leurs sont associés.

La maintenance des contrats est accessible via l’option de menu 776.

Télévente

L’écran de télévente est destiné au paramétrage des clients afin qu’ils soient intégrés à une liste d’appels pour les télévendeuses (accessible via l’option de menu 779).

On attribue donc à chaque client un numéro de télévendeuse, une indication sur la saisonnalité du client, une heure d’appel (ordre d’apparition dans la liste d’appel), un jour d’appel et une fréquence d’appel. L’ensemble de ces paramètres permet de générer automatiquement des listes d’appels dans un module de prise de commande par téléphone.

Date de dernière livraison théorique + fréquence de livraison – délai entre appel et livraison

= jour d’appel télévente

On distingue aussi dans le même écran trois zones de commentaires libres. Le commentaire 3 peut être reporté sur les éditions de factures.

Remarque : Si le paramètre dépôt 3 numéro 30 contient 1 alors les commentaires des clients s’inscrivent au-dessus des adresses sur les factures.

Enfin les notes client sont datés et signés car elles peuvent être alimentées par différentes sources : les télévendeuses, les représentant via le compte rendu SERCA Commerce

Les contacts

Les contacts clients sont définis par catégorie et fonction avec leur coordonnées. Ce module de paramètre peut être exploité dans le cadre des envois de document factures, relevés, ristournes par messagerie.

Les remises

Les remises actives

Elles sont paramétrées pour une période (début et fin), en pourcentage ou en Euros et avec un montant de remise.

Exclusion des remises clients : lorsque les remises clients se remplacent il est possible d’exclure une catégorie de grandes familles articles, familles articles, ou remises articles par la saisie d’une ligne de remise à 0. (Uniquement si les remises clients se remplacent, onglet facturation).

Chacune de ces remises est prise en compte lors de la facturation sauf dans le cas ou l’article est paramétré pour ne pas prendre en compte la remise générale client.

Remises toutes

Tableau récapitulatif de l’ensemble des configurations de remises accordées au client, actives et non actives.

Logistique

Tournée, livreur

Les conditions de livraison client sont prédéfinis, chaque client est associé de fait à une référence de tournée, un livreur, un jour de livraison théorique qui peut être modifié lors du processus d’optimisation des tournées.

Pour chaque client il est possible d’attribuer plusieurs livreurs (parametrable via l’option 68 type 14) ainsi que des jours de livraison (option 68 type 10) et les numéros de tournée (option 68 type 13) .

Il est possible paramétrer jusqu’à 3 tournées, livreurs et jours de livraison par client. Les paramètres 1 seront appliqués par défaut pour toutes saisie de commande réalisée par le programme de saisie de commande (accessible via l’option 890) . En revanche, les paramètres 1 ou 2 seront appliqués par défaut en fonction des jours de visite dans le cadre d’une prise de commande par outil mobile représentant.

Le paramètre 3 est purement informatif et n’est pas exploité automatiquement par les programmes de saisie de commande.

L’ensemble de ces informations sont utilisées dans les programmes de saisie de commande et optimisation des tournées.

En complément il est possible de renseigner quelques particularités (paramétrable option 68 type 16)et un nom de transporteur (paramétrable option 68 type 15).

Autres Conditions de livraison

Indication des jours de fermeture, heures de livraison, condition d’accès( paramétrable option 68 type 52) , rive (option 68 type 57) apparaissent sur l’édition du bordereau de chargement des tournées(option 37).

L’indication de spéciale palette, implique une préparation de la livraison sur une palette pour l’ensemble des produits commandés par le client. Ce paramètre positionnera les quantités à charger pour le client dans un champs spécifique du bordereau de chargement.

Le convoyeur obligatoire et le nombre de convoyeur sont des informations reportées dans le programme d’optimisation des tournées.

Les jours de fermeture sont définis à titre d’information mais ne sont pas bloquants pour la prise de commande.

Les horaires de livraison permettent d’ordonner par défaut les clients pour le chargement.

Parametres xdock

Le paramètre xdock permet d’identifier que le client sera préparé en méthode de « cross-docking » (la préparation n’est pas réalisée sur le dépôt d’appartenance du client qui ne détient pas de marchandises mais sur le dépôt principal (ou dépôt « mère »).

Optimisation logistique

Détermination des conditions de livraison (profil de livraison client) Il s’agit ici de zones d’information non exploités dans le processus de préparation et livraison (non exploitée).

Conditions particulières

Les deux tableaux de paramètres permettent d’associer d’une part le groupe de facture à des conditions de paiement (mode de paiement et échéance) et le groupe de facture aux frais de facturation.

Si un groupe n’est pas associé à des conditions particulières le système applique les conditions par défaut du client.

Convention client

La convention client est l’édition du récapitulatif des conditions accordés et configuré dans la fiche 901 mais aussi dans les programmes annexe de condition de remise sur et hors facture( Module de configuration des ristournes de fin de période (option 602) et module d’affectation des promotions (option 1059)).

L’édition peut être exécuter à partir de l’option de menu 135 ou par raccourci de zoom rapport depuis la consultation de la fiche :

Information de suivi CRM

Tableau récapitulatif des informations de compte rendu de visite enregistrée via l’agenda SERCA Commerce et les informations complémentaires de prospection.

Information complémentairement accès client SERCA E-commerce