Le calcul des factures représente une étape centrale dans le traitement des livraisons clients. C’est à ce stade que sont mouvementés les comptes clients, les statistiques et les stocks.
Il n’est plus possible de modifier une commande qui a été facturée. Ce traitement est généralement réalisé en fin de processus de préparation marchandises juste avant le transfert des données vers les portables de livraison.
Calcul des factures et édition des factures (45)
Ce programme permet de consulter et générer les calculs et éditer les factures pour un ou plusieurs clients et une ou plusieurs tournées par date de livraison.
Onglet Calcul:
- 1- Critère de calcul des factures
- 2- Liste des commandes en attente de facturation ordonnées par date de livraison , tournée, livreur.
- 3- Détail des commandes en attente de facturation pour la tournée sélectionnée en zone 2.
Procédure de calcul:
Etape 1: Définir la date de livraison et le périmètre de tournée, livreur , client à calculer
Etape 2: Calcul. Le système retourne le nombre de factures effectivement calculées.
Le nombre de factures calculées peut être supérieur au nombre de commande dans la mesure ou les clients sont en facturation séparée par catégorie de produit (alcool, brasserie, alimentaire, hygiène…)
Onglet Edition:
- 1- Zone édition: par défaut renseigné avec les critères des factures qui ont été calculées à l’étape précédente.
- 2- Zone réédition: avec sélection client, date de livraison, tournée, livreur, numéro de facture.
Déclenchement de l’édition des documents à partir du bouton “Edition factures” et sur les critères date de livraison, tournée et état renseignés par défaut après le phase de calcul.
Les différents états liés à la facturation.
Une facture client est associée à plusieurs états qui conditionne l’édition du document.
- Une facture calculée (code état 10) peut être éditée par l’option 45 option “édition”.
- Une facture éditée (code état 15) peut être rééditée par l’option 45 option “réédition”
- Une facture comptabilisée (code état 25) peut être rééditée après compta par l’option 45 option “réédition après compta”. Par défaut celle ci est éditée avec la mention “Duplicata”. Si l’on souhaite rééditer une facture sans cette mention on choisiera dans l’option “réédition après compta sans ‘Duplicata”.
Les types de documents associés à la livraison (Facture ou BL)
- Facture et BL: édite par défaut les documents définis pour accompagner la livraison du client en option 901, onglet facturation. Il est important de noter que la notion de livraison sur BL signifie seulement que la facture qui est calculée pour le client concerné sera éditée avec la mention “Bon de livraison” (valorisé ou non suivant le paramétrage).
- Factures après BL: édite les factures de tous les clients livrés par défaut sur BL. Il s’agit de rééditer le document facture d’origine non plus avec la mention Bon de livraison mais avec la mention Facture.
Cash facture en saisie de commande (890)
Le calcul de facture peut être généré immédiatement dans la saisie de commande (option 890), à partir du bouton « cash facture».
- Etape 1: Saisir ou afficher la commande en option 890
- Etape 2: Cliquer sur le bouton Cash Facture.
Le programme déclenche une facturation immédiate à date de livraison renseignée en en-tête de commande.
