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L’option 1311 “Gestion des Flux de Mails sortants” vous permettait jusqu’à présent d’envoyer par mail les factures et les relevés à vos clients. Un nouvel onglet “Relances” a été rajouté, il va vous permettre d’envoyer les lettres de relance à vos client par email.
Le paramétrage initial ne change pas et le principe des lettres de relance est expliqué dans ce billet : La gestion des litiges
Présentation de l’onglet “Relances”
Dans cet onglet , vous pouvez interroger un client (1) et/ou sélectionner directement via les boutons S/M/A (2) la période qui vous intéresse. S pour Semaine , M pour mois en cours et A pour année en cours.
Ensuite cliquer sur le bouton “Rafraichir” (3) pour afficher les clients à relancer:
Lorsque il existe plusieurs relances pour le même client, vous pouvez utiliser le bouton en bas “Tout cocher client” , celui ci recevra ses N relances dans 1 seule pièce jointe dans le même mail :
Illustration:
Dans l’exemple ci-dessous je me positionne sur le client 141072 , il y a 5 relances à envoyer. Je peux cliquer sur le bouton “Tout Cocher Client”, cela évitera d’envoyer 5 mails.
Les 5 cases “Demander un MAIL” seront automatiquement cochées. Une fois votre sélection faite, il ne vous reste plus qu’à cliquer sur le bouton “Expédier par MAIL”:
Une boite de dialogue vous demande confirmation:
Une seconde boite de dialogue vous informe du traitement:
Exemple de mail reçu
La relance est attachée en pièce jointe:
Gardes-fou
Vous ne pouvez pas renvoyer le mail tant que celui n’a pas été réellement expédié (pour éviter de spammer le destinataire par inadvertance) :
Idem si le mail a finalement été envoyé, vous êtes prévenu:
Notes
Note 1 : Se rapprocher du service commercial pour la mise en place de ces flux.
Note 2: Pour rappel l’envoi des factures et des relevés peut être automatisé via le paramètre dépôt 69-118-188:
Cela ne sera pas le cas pour les relances, il est préférable que ce soit une personne physique qui contrôle cet envoi.
Note 3 : Il y a un délai maximum de 5 mn entre l’envoi du mail et sa réception. Il faut s’assurer que le mail est bien reçu par le client avant de régénérer des relances en 897 (écran des relances client) . Si vous n’attendez pas ce délai vous serez prévenu par une boite de dialogue:
Le mieux est donc de générer en masse ses relances en 897 et ensuite de sélectionner en 1311 à qui on les envoie.