Principe général
Le module de réconciliation et comptabilisation des proformas est exploité à l’issu de la procédure de réception des commandes d’approvisionnement. Le système permet d’utiliser les proformas fournisseurs générées par la réception marchandises (facture théoriquement attendue du fournisseur et basée sur le paramétrage du système) pour déclencher la comptabilisation des achats en comparant celle ci à la facture fournisseur réellement reçu au format papier.
L’analyse des écarts constatés implique la mise à jour de la proforma Serca initial en correspondance avec la facture fournisseur qui doit être comptabilisée en l’état. Elle permet dans le même temps d’identifier les actions complémentaires a réaliser afin réduire les écarts éventuels sur les prochains enregistrements.
La traçabilité des écarts des lignes de proformas est assurée par l’application de anomalies sur les lignes concernées. (anomalies définies dans le paramètre société, option 68 type 198).
L ‘option 2016 est composée
- D’un onglet liste des proformas: il permet de lister les proformas par fournisseur et état de traitement.
- D’un onglet de pièce comptable (consécutif à la génération de pièce)
- D’un onglet de détail des proformas sélectionnées afin d’apporter le support nécessaire au contrôle et la possibilité de modification du contenu en correspondance avec la facture papier.
Procédure de réconciliation et comptabilisation sans Ecart
Etape 1:Afficher les proformas
Sélectionner le fournisseur à partir de son code ou de son nom
De manière optionnelle il est possible de filtrer sur la date de réception, le numéro de proforma…etc.…
Cliquer sur le bouton “Afficher les proformas” pour déclencher la requête, par défaut le système affiche les proformas en attente de comptabilisation ou comptabilisée partiellement.
Etape 2: Sélectionner les proformas à comptabiliser
Dans le cas de comptabilisation de plusieurs proformas sur une même pièce, il est nécessaire de définir une proforma principale.
Etape 3: Générer la pièce comptable
Le bouton « Générer la pièce » permet d’ouvrir la boite de dialogue pour saisie des informations de la facture papier.
Saisie des paramètres de la pièce numéro de facture, date de facture, montant TTC date de comptabilisation. En cas d’égalité strictement entre proforma et facture papier le système propose immédiatement la pièce
Compte écart et delta autorisé sont paramétrés via l’option 68, type 1100, num 98
Etape 4: Comptabiliser
Procédure réconciliation avec écart
Etape 1: afficher la proforma
Etape 2 sélectionner la proforma
Etape 3: Générer la pièce comptable
dans le cadre d’un écart global sur le TTC , une boite de dialogue est affichée préalablement à la pièce générée.
L’écart global est alors matérialisé sur une ligne pour un compte et un code taxe spécifique paramètré via l’option 68 du menu Serca Initial type 1100 numéro 98).
La pièce n’est pas comptabilisable (bouton grisé), il est obligatoire de modifier la proforma (ou justifier les écarts) via l’l’onglet détail ligne.
Etape 4: Identifier et justifier les écarts
Dans cet exemple, nous constatons un écart de prix unitaire entre la proforma (2.6976) et le prix facturé sur le document fournisseur (2.75). Nous modifions donc la ligne concernée et la validation de cette modification (touche entrée) fait apparaitre un delta global sur la ligne ainsi que le rétablissement de la correspondance entre le TTC proforma et TTC facture fournisseur.
Je sauvegarde les modifications via le bouton de sauvegarde en en-tête de programme
La justification de la nature de l’écart (ou association de l’écart avec un code de réconciliation) peut être réalisé avant ou après comptabilisation de la pièce.
- Si le code anomalie est positionné avant, la réconciliation est complète et immédiate au moment de la comptabilisation.
- Si le code anomalie est positionné après, la comptabilisation sera considérée comme partielle et le système conservera un reliquat de proforma a justifier ou a utiliser pour une comptabilisation future.
Exemple de l’application du code anomalie avant comptabilisation:
Double cliquer dans le champ code anomalie de la ligne concernée pour obtenir la liste des codes anomalie disponible.
Etape 5: Regénérer la pièce et comptabiliser
Une fois tous les codes nécessaires enregistrés, cliquer sur regénérer Pièce pour obtenir la pièce actualisé.
Etape 6: Contrôler la pièce et comptabiliser
Cliquer sur le bouton comptabiliser
Le système affiche l’onglet principal avec les critères d’origine de votre interrogation de proforma. dans la mesure ou elle est comptabilisée et réconciliée complètement le tableau ne fait plus apparaitre celle ci
Le système affiche alors la proforma comptabilisé « partiellement » puisqu’il reste désormais la valeur de l’écart à justifier.
Comment appliquer le code de réconciliation après comptabilisation ?
Dans ce cas le système conserve la proforma avec l’information de comptabilisation partielle
Sélectionner le reliquat de proforma contenant les écarts et afficher les lignes de proformas.
Taper le code dans la zone dédiée ou sélectionner ce dernier après un double clic dans la liste de valeur.
Valider les écarts pour enregistrer les anomalies, si toutes les lignes sont justifiés le système rafraichie l’interrogation et retourne sur l’onglet d’accueil.
Cas particulier des « demande d’avoir » :
Code anomalie spécifique permettant de générer un document de demande d’avoir auprès du fournisseur. Un reliquat de proforma sur les lignes de demande d’avoir sera conservé jusqu’à enregistrement de l’avoir.
L’indicateur de demande d’avoir passe de D à A lorsque la demande est éditée
Il est possible de lister les demandes d’avoir à partir des filtres d’interrogation des proformas
Il est possible de rééditer les demandes d’avoir via l’option 672
Comptabiliser un avoir
La comptabilisation de l’avoir se réalise comme la comptabilisation d’une facture mais il faut signer en négatif le montant du document dans la boite de dialogue de génération de pièce.
Les autres types d’écarts :
Ajout d’article en proforma
Certains cas de “régularisation financière”, nécessitent l’ajout d’un article uniquement en proforma (cout additionnel, facturation de cout de transport).
Dans l’onglet détail des proformas.
Etape 1: Cliquer sur le bouton ajout ligne
Une ligne de saisie est créée
Etape 2: Recherche ou saisie de l’article (exemple Transport sur achat) et l’associer au code action qui convient (achat, avoir…)
Etape 3: Saisir la quantité, le prix unitaire et valider le rajout par le bouton du même nom.
La génération de la pièce fait apparaitre une ventilation comptable spécifique pour le transport désormais
Remplacer un achat par une gratuité fournisseur
Si la ligne de gratuité fournisseur n’a pas été identifié au moment de la saisie ou de la réception fournisseur, il est possible de remplacer une quantité achetée par une quantité gratuite.
Exemple 5 palettes achetées sur la proforma au lieu de 4 achetées et 1 offerte.
Etape1: ajout et validation d’une ligne d’annulation d’achat pour 1 quantité
Etape 2: ajout et validation d’une ligne de gratuité pour une quantité (les droits restent facturés par défaut)
Identification de la gratuité dans le détail de pièce.
Identifier la colonne « préférentielle » prix de contrôle Facture
La fiche fournisseur (option 899) permet d’identifier la valorisation préférentielle pour le contrôle facture par fournisseur.
Le détail facture proforma (2016) affiche alors un code couleur « rose » sur la colonne sélectionnée en fiche fournisseur.
Assembler plusieurs proformas dans une pièce comptable
Pour rassembler plusieurs proformas (réceptions) dans une pièce comptable il faut sélectionner les proformas en bout de ligne et désigner une proforma principale.
Éclater une proforma en plusieurs pièces comptables
Pour éclater des lignes de proformas en plusieurs pièces comptables, il faut lors de la comptabilisation de la première pièce, exclure les lignes concernées dans le détail des lignes de proforma à l’aide de la case à cocher « à comptabiliser lors de la prochaine facture ».
Filtrer les alcools et autres
Trier l’affichage des articles dans la proforma.
Gérer le report d’écart de centimes
Suppression d’une proforma non réconciliée
L’option 2016 dispose d’une fonctionnalité d’annulation de proforma non comptabilisée. Pour cela il suffit de sélectionner la proforma concerné en bout de ligne et de cliquer sur le bouton annulation situé en dessous du tableau liste des proformas. Cette action aura pour incidence la suppression de la proforma dans liste sans annulation de la réception marchandises qui en est à l’origine. Cette procédure est utile si vous avez par ailleurs enregistré manuellement la facture en comptabilité générale (via l’option 1070 saisie des écritures comptables).
Si vous souhaitez revenir sur cette décision après réalisation de l’annulation, merci de contacter le service d’assistance qui dispose des habilitations nécessaires pour réactiver cette donnée dans le tableau de contrôle et comptabilisation.
