Visualisation des commandes
Sur l’interface PrestaShop, sélectionner le Menu « Commandes » puis cliquer sur « Commandes ».
Clic sur une commande pour la visualiser et mettre à jour l’état.
Intégration des commandes
La procédure d’intégration des commandes en ligne sera différente selon qu’on utilise BeVdrinks (plutôt dans le cadre d’un magasin) ou BeVor (plutôt dans le cadre d’un entrepôt).
- Traitement des commandes internet dans BeVdrinks
Il n’y a pas de possibilité d’intégrer informatiquement des commandes internet sur BeVdrinks. Il faudra donc récupérer la commande réceptionnée sur le site PrestaShop puis l’éditer.
Le contexte est plutôt celui d’un magasin en Click & Collect. L’utilisation de la caisse BeVdrinks nécessite donc une re-saisie informatique de la commande client, ce qui permet une certaine flexibilité dans la modification d’une commande initiale, notamment pour l’ajout d’articles complémentaires lors de visite du client en magasin.
- Intégration des commandes internet dans BeVor
Il est possible d’intégrer informatiquement les commandes internet dans BeVor dans l’option 598 selon la procédure habituelle d’intégration des commandes externes, ce qui entraîne automatiquement la mise à jour du stock articles.
Le contexte est plutôt celui d’un entrepôt en Drive sans contact. La remise de la commande au client résulte d’une opération logistique et ne s’accompagne pas (ou peu) de contact « commercial ».
Préparation d’une commande
La procédure de préparation des commandes en ligne sera différente selon qu’on utilise BeVdrinks (plutôt dans le cadre d’un magasin) ou BeVor (plutôt dans le cadre d’un entrepôt).
- Préparation des commandes internet avec BeVdrinks
Pour réaliser la préparation, il faut récupérer la commande réceptionnée sur le site PrestaShop (qui va donc servir de bon de préparation) puis l’éditer.
Ensuite, chaque commande doit être saisie et enregistrée sur la caisse BeVdrinks. Une fois la préparation terminée, le ticket doit être mis en attente ou agrafé à la facture Prestashop (afin de garder un lien entre la commande et le numéro de ticket).
- Préparation des commandes internet dans BeVor
Une fois les commandes intégrées, il est possible de les récupérer dans les commandes Drinks, via l’option 1826, en choisissant le client de passage internet.
Les commandes internet peuvent également être regroupées dans une tournée dédiée (qui pourrait s’intituler « Enlèvement Clients B2C ») et ainsi faire l’objet d’un bordereau global de préparation.
Informations du client sur l’état de sa commande
Il est indispensable de signaler au client que sa commande est préparée.
Pour cela, il faut mettre à jour l’état de la commande du client dans PrestaShop.
Cette action déclenche l’envoi d’un e-mail automatique au client lui indiquant qu’il peut venir récupérer sa commande.
Facturation
- Dans l’outil BeVdrinks
Avec l’outil BeVdrinks, on procèdera à la facturation client en éditant la facture PrestaShop et en y joignant le ticket de caisse.
- Dans BeVor
Sur BeVor, on peut générer et imprimer les factures au fur et à mesure des enlèvements clients (option 1826) ou bien générer et imprimer en masse toutes les factures des clients internet du jour (option 45).
Paiement client
Le paiement du client peut s’effectuer au retrait de sa marchandise (par tous moyens) ou bien en ligne (uniquement par CB).
- Paiement au retrait
Dans le cas du paiement au retrait :
– Le client peut régler sa facture par les moyens de paiement habituels que sont espèces, chèque ou CB (il faut pour cela être équipé d’un terminal CB).
– La somme réclamée pour le paiement est certaine puisqu’elle correspond à la marchandise effectivement préparée et facturée.
– On laisse aux clients la possibilité de renoncer à venir chercher leur commande, immobilisant ainsi du stock inutilement.
- Paiement en ligne
Dans le cas du paiement en ligne :
– Il est nécessaire d’ouvrir auprès de sa banque un contrat de e-commerçant (Serca Informatique se charge ensuite d’effectuer les travaux de liaison entre le site et la banque)
– Pour un entrepôt de « Drive sans Contact », il permet d’éviter l’usage d’un terminal de paiement CB
– Pour un magasin de « Clic and Collect », il induit des opérations manuelles complémentaires en cas d’achat de dernière minute lors de la récupération de commande d’un client.
– Tout remboursement (annulation, produit manquant, geste commercial) va nécessiter des opérations sur l’interface fournie par la banque.
– Le paiement en ligne engage davantage le client à venir récupérer sa commande
Saisie des règlements
- Dans l’outil BeVdrinks
Avec l’outil BeVdrinks, les factures sont dans Prestashop et n’ont pas été intégrées à BeVor.
L’enregistrement du paiement se fait directement sur BeVdrinks en saisissant le moyen de paiement approprié (espèces, chèque, CB, CB Internet pour les règlements en ligne…)
Si le client a payé en ligne et procède à des achats supplémentaires dans le magasin, il conviendra d’établir un nouveau ticket et de procéder à son encaissement sur place.
Si le montant payé en ligne est supérieur au montant du ticket de caisse suite à des ruptures de stock marchandises, il conviendra de procéder à un remboursement.
- Dans BeVor
Lorsque la facture du client est intégrée dans BeVor, elle doit être au préalable comptabilisée dans l’option 137 pour pouvoir être rapprochée du règlement.
On procèdera ensuite au règlement client dans l’option 104 en saisissant le moyen de paiement approprié (espèces, chèque, CB, CB Internet pour les règlements en ligne…).
Annulation d’une commande et remboursement
Le client a passé commande sur le site et souhaite annuler sa commande alors qu’elle ne lui a pas encore été remise.
- Dans l’outil BeVdrinks
S’il n’y a pas eu de paiement en ligne, il suffit simplement de passer la commande au statut « Annulée » dans PrestaShop.
En revanche, si la commande annulée a fait l’objet d’un paiement en ligne, il faut passer la commande au statut « Annulée » dans PrestaShop et procéder au remboursement du client sur l’interface de vente e-commerce de la banque (ou par un autre moyen en accord avec le client).
- Dans BeVor
Les procédures d’annulation de commande sur PrestaShop et de remboursement d’un paiement en ligne sont identiques que celles utilisées dans BeVdrinks.
Cependant, si une commande est annulée après son intégration dans BeVor, il conviendra de supprimer cette commande dans BeVor.