Configuration de ristournes client (602)
La maintenance des paramètres ristournes est le programme de configuration des conditions d’application de ristourne et refacturation brasseur pour un client.
Il s’agit de définir pour chaque client la période de validité (date de validité début, fin), la périodicité (mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle), les groupes de remises, les types de prestations liés aux groupes, la TVA, le type de calcul, le montant…
L’entête
Celle-ci détermine les paramètres généraux de la ristourne :
- Le code client bénéficiant de la ristourne
- Le numéro de dossier ristourne permet de faire des distinctions selon les prestations (exemple dossier 1 pour les avoirs en compte, 90 pour les aides de marché …)
- Le numéro de ristourne (il est possible de paramétrer plusieurs ristournes par dossier).
- La date de validité début et fin (définition de la période d’application de la ristourne).
- La date de dernier calcul ristourne (elle se renseigne automatiquement après chaque génération de proposition de ristourne).
- Le numéro de contrat (information : numéro de contrat de la maintenance des contrats donc des engagements du client sur les groupes de remises).
- La périodicité : mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle (définition de la période de calcul de la ristourne).
- Cases à cocher hors accise et hors droit alcool (prise en compte non dans le CA des droits).
- Le Brasseur vu comme client (information utilisée pour les ristournes qui ont les types de prestation 3, 4 et 6). Il s’agit d’une facilité de saisie avec un report du numéro client « brasseur » dans le numéro de tiers.
- Le numéro de dossier Brasseur (information)
- Le type de remboursement (définition du mode de paiement de la ristourne : avoir, chèque, effet, virement, remboursement avance.
ATTENTION :
Uniquement pour les types de prestation 1 et 2. Pour les autres types prise en compte des paramètres de règlement de la fiche client commandes diverses ou par défaut brasserie).
- Le bénéficiaire de la ristourne : le client, le propriétaire, le gérant (uniquement sur les types de prestation 1 et 2 afin de générer le nom du bénéficiaire sur le chèque édité par le portefeuille).
- La suppression de la ristourne (possibilité de bloquer le calcul de la ristourne sans supprimer physiquement les éléments de la base de données).
Les conditions de ristourne
Le détail ci-dessous détermine le contenu de la ristourne
- Le numéro de ligne (renseigné automatiquement à 10).
- Le mode prestation (le distributeur fait avoir au client, le client facture le distributeur, le distributeur demande un avoir au brasseur, le distributeur facture le brasseur…) défini les modalités de la facturation diverse attendue ainsi que le schéma d’écriture comptable.
- Le groupe de remise (définition des catégories d’articles prises en compte dans le calcul).
- Le code TVA sur article utilisé dans le calcul (définition du type de TVA) : global (non détaillé), détail, exonéré, ttc
- Le mode de calcul de la ristourne (pourcentage du chiffre d’affaire, € col, € l’hecto, forfait).
- Le montant de base pour le calcul de la remise.
- Les conditions début (strictement supérieur) et fin (inférieure ou égale) d’application de la ristourne. Il est possible de définir pour une même prestation plusieurs seuils d’application.
- Exemple : « jusqu’à 49 hectos sur la période, la prestation est de 36 euros l’hecto » et « entre 49,1 et 100 hectos, la prestation est passe à 40 euros l’hecto ». Chaque ligne fonctionne de manière indépendante au niveau du paramétrage.
- Le compte comptable et le numéro de tiers du bénéficiaire.
- L’article ristourne (permet de stocker la ristourne dans les statistiques articles et de la ventiler en comptabilité en fonction des paramètres de comptabilisation de la fiche article).
- La case à cocher détail article (option de visualisation du détail de la ristourne par article dans le module des commandes diverses après génération de la proposition de ristourne)
- La zone engagement permet de saisir le volume, le CA promis annuel par le client lors de la négociation commerciale et viendra s’impacter dans le module contrat.
Consultation et contrôle des ristournes clients
Paramètres des ristournes par client (510)
Permet d’éditer au format PDF les conditions de ristournes définis en option 602.
Les critères de sélection sont:
- Code société et code dépôt obligatoires et généralement définis par défaut pour l’utilisateur connecté.
- Le code client (optionnel)
- Le filtre clients actifs /supprimés
- le code représentant (optionnel)
- Le type de ristournes (actives, supprimées ou les deux)
Le programme affiche pour chaque client et représentant associé le détail des ristournes configurées avec principalement:
- Numéro de dossier
- Numéro de ristourne
- Etat de ristourne (active ou supprimée)
- date début et fin de validitée
- date de dernier calcul
- périodicité (mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle)
- le groupe de produits concerné
- le type de prestation (1à 6)
- le mode de calcul (euros/cols, euros/hectos, % CA, forfait….)
- le montant de la prestation
- l’article ristourne
- le paramétrage tva
- le compte et tiers lié à la facturation
- la condition seuil d’application.
Paramètre des ristournes actives (1951)
L’option 1951 permet d’éditer au format PDF le détail des conditions de ristournes appliquées par articles selon la configuration de l’option 602.
Les critères de sélection sont
- Code société et code dépôt obligatoires et généralement définis par défaut pour l’utilisateur connecté.
- Le code client début et code fin
- le code article début et fin (permet d’identifier si un article est intégré ou non dans une condition de remise de fin de période)
- l’état de l’article (actif ou non)
Le système affiche par client et par groupe de remise et condition le détail de la liste des articles du groupe configuré en option 602. avec
- code article
- libellé article
- groupe de remise
- mode de calcul
- base de calcul
- numéro de dossier
Contrôle des anomalies 1228
L’édition des anomalies de ristournes permet de consulter la liste des ristournes considérées en situation d’anomalie de calcul, c’est a dire les ristournes identifié en retard de calcul compte tenu de leur paramétrage.
Les critères de sélection sont:
- Code société et code dépôt obligatoires et généralement définis par défaut pour l’utilisateur connecté
- Le code client début et fin
Le système affiche le code et nom du client , l’indicateur de période (M pour mensuelle, T pour trimestrielle, S pour semestrielle, A pour annuelle), le numéro de dossier ristourne associé, le numéro de ristourne associé, les dates début et fin de validité de la ristourne, la date de dernier calcul, la date de dernier calcul et enfin une alerte sur la situation (grave/pas grave).
Le système compare date de dernier calcul et date calculée (date théorique à laquelle la ristourne devrait être calculée compte tenu de la date début et de la fréquence de calcul.
Une ristourne Mensuelle ressort en situation d’anomalie “grave ” des que la première mensualité est dépassée sans qu’il y ait eu de mise à jour de la date de dernier calcul.
Exemple: Pour une édition au mois de mai Ristourne mensuelle débutant le 01/10 sans aucune date de dernier calcul devrait à minima être calculée à la fin avril.
A l’inverse une ristourne trimestrielle, semestrielle, annuelle ressort en anomalie “pas grave” des lors que la date de dernier calcul est incohérente par rapport à la date de début de validité et la fréquence.
Duplication de ristourne
Le module 602 dispose de fonctionnalité de copie de ristourne. Celle ci optimise le processus de création (en copiant un model sur lequel on apporte quelques modifications) et optimise le processus d’historisation des remises au fil du temps (en cas d’évolution des conditions la configuration à l’origine des calcules et des remises pour une période données est conservée et archivée pour d’éventuelles justifications ultérieures).
Pour dupliquer une ristourne en option 602
- Etape 1: afficher à l’écran la ristourne client à dupliquer et la sélectionner en en-tête
- Etape 2: cliquer sur le bouton raccourci de duplication de la barre d’outils Serca Initial
- Etape 3: sélectionner l’option Duplication ligne de ristourne et valider par le bouton Ok
- Etape 4: Apporter les modifications souhaitées à la ristournes identiques au model créée (date montant….)
Si l’on souhaite copier les conditions de remise d’un client vers un autre, dans ce cas de figure on choisira l’option de duplication du dossier ristourne dans son ensemble. dans ce cas de figure le système ouvre une boite de dialogue permettant de sélectionner en destination
- le dépôt
- le compte client
- le numéro de dossier nécessaire à toute création de ristourne.
Archivage de ristourne
L’archivage de ristourne permet de conserver un historique des conditions qui ont déterminé sur une période données le versement des remises ou la refacturation au brasseur. Il faut privilégier l’historisation des conditions plutôt que la modification des conditions en cas d’évolution.
Pour archiver une ristourne il faut
- Etape 1: Renseigner et sauvegarder la date de fin d’application (ou d’exécution de la remise). Cette dernier n’aura aucune incidence dans les génération de ristourne dont la date sera supérieure à la date de fin de validité.
- Etape 2: Cocher la case suppression pour déclencher l’archivage de la remise. L’enregistrement de cette information fait basculer automatiquement la ristourne en onglet “archivées” si la date de fin de validité est révolue (ou inférieure à la date système).
A noter qu’il est toujours possible de désarchiver et réactiver une ristourne, pour cela il suffit:
- de décocher la case suppression en bout de ligne et d’enregistrer pour faire basculer la ristourne dans l’onglet ristournes actives.
- de modifier ou supprimer la date de fin de validité.
- de déterminer de manière cohérente la date de début ou date de dernier calcul afin de caler période de calcul, fréquence et date de génération des ristournes.