La gestion des règlements fournisseur se décompose plusieurs étapes (optionnelles selon le mode de règlement et la méthodologie employée:
GENERATION – VALIDATION – COMPTABILISATION – EXTRACTION
La Génération des proposition de règlement (410)
L’étape de proposition de règlement peut être réalisée par fournisseur via l’option 410. L’interrogation a partir du critère fournisseur (1) permet d’afficher les lignes d’échéancier liées aux factures en attente de règlement (cf consultation et maintenance échéancier). Pour créer une proposition de règlement, il faut sélectionner une ou plusieurs lignes d’échéancier (2), définir les critères d’enregistrement (3) (dates, montant, libellé), identifier la contrepartie (4)(exemple compte de banque) et enfin valider la création (5)
Les propositions de règlement par lot (432)
L’étape de proposition de règlement pour un ensemble de fournisseur peut être réalisée via l’option 432. Dans ce cas de figure le bouton de génération (5) , crée des propositions de règlements automatiques pour le périmètre compte échéance (3) et catégorie de paiement (4) définis dans les filtres de sélection.
(2) permet de positionner les propositions de règlement sur la date d’échéances pour les non échues et a date de proposition pour les échues.
(5) permet de limiter la génération à une catégorie de paiement en particulier (exemple tous les règlements par virements magnétiques)
La validation des propositions de règlements (Option 398)
Cet écran est utilisé pour une étape de intermédiaire de tri ou sélection entre la génération par lot (432) et la comptabilisation des règlement (400).
L’affichage des propositions de règlements se fait par échéance, par fournisseur ou par séquence de règlement (1).
Pour valider une proposition de règlement il faut faire une sélection (2) et une validation (3).
Remarque: la sélection de deux propositions pour un même fournisseur ne donnera pas lieu a une regroupement des règlements en un. C’est le mode de regroupement associé à l’échéance ou l’action utilisateur lors de la génération ponctuelle qui déterminera le regroupement des règlements.
Il est possible d’annuler les propositions en attente de validation par suppression des lignes concernées
La maintenance des règlements avant comptabilisation (Option 399)
Cet écran est utilisé pour modifier ou annuler les propositions de règlements validées et non comptabilisées. A ce stade il est possible de modifier les dates règlement et échéance, le montant et la banque. En revanche une modification du mode de paiement n’est pas possible. Dans le cas de modification de mod de paiement et des des contreparties associées, il est nécessaire de supprimer la proposition de règlement (sélection et raccourci corbeille de la barre d’outil). L’échéance sera de nouveau disponible pour une proposition de règlement ponctuelle via l’option 410.
La saisie banque, n° de chèque, pointage, édition chèque, comptabilisation (Option 400)
Il s’agit de l’étape de comptabilisation du règlement.
Pour être comptabilisée, chaque ligne de règlement doit être, le cas échéant, pointée et éditée et pointée et comptabilisée. Si le type de paiement ne nécessite pas d’édition, la zone de pointage reste en gris.
La procédure varie donc selon le type de règlement que l’on utilise pour payer le fournisseur. Si le règlement s’effectue par :
– chèque ou traite manuelle : il faut juste le comptabiliser
– traite automatique : il faut l’éditer, puis la comptabiliser.
– chèque automatique : il faut le numéroter, l’éditer, puis le comptabiliser.
Passage des effets à la banque (Option 401)
Elle intervient dans le cas d’un règlement par traite. Il s’agit ici de comptabiliser la remise en banque. Il y aura donc le solde du compte comptabilité générale 4030000 (effet à payer) et une écriture crédit du compte 5120000 (banque).
Extraction du fichier virement fournisseur
L’option 959 permet de générer un fichier de remise magnétique des virements bancaires à télétransmettre à la banque.